Обучение всех филиалов «12 месяцев» теперь под одной крышей — платформой Unicraft

Платформа Unicraft помогает нам обучать всю команду — линейный персонал и руководителей, новых и действующих сотрудников. Нам удалось ускорить адаптацию новичков минимум на 30%. И добиться рекордной скорости информирования всех филиалов о новых продуктах в ассортименте.

12 месяцев — национальная компания, лидер в Казахстане в сфере товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. Всего в компании 9 филиалов, они находятся в 7 городах. Главный офис находится в Астане. Один из важных бизнес-процессов компании, который помогает удерживать лидерские позиции — это корпоративное обучение. Ольга Тахтаева, бизнес-тренер компании «12 месяцев», поделилась как организован учебный процесс сотрудников.

Роль обучения сотрудников в компании «12 месяцев»

В компании большое внимание уделяется обучению сотрудников. Чтобы успешно продавать строительные материалы и правильно подбирать товар клиенту, нужно разбираться в нем. Поэтому мы обучаем как новых, так и действующих сотрудников.

Глобальная цель, которую мы ставим перед обучением — повысить уровень квалификации нашего персонала, чтобы реализовать стратегические цели и задачи компании.

Изначально мы комбинировали различные форматы обучения — собирали сотрудников на очные тренинги и проводили онлайн-конференции. Однако было проблематично собрать всех в режиме реального времени, поскольку наши магазины работают без перерыва и выходных. Тогда, чтобы передавать друг другу информацию, мы распечатывали материалы и обменивались данными в мессенджерах. Но у нас зачастую оставались сомнения — получил ли сотрудник необходимую информацию, ознакомился с ней или нет.

Чтобы устранить описанные сложности, мы решили перенести большую часть учебного процесса на систему дистанционного обучения (СДО) — специализированную программу для корпоративного обучения. Мы ставили задачи собрать базу знаний в одном месте, повысить скорость передачи информации и получить возможность отслеживать результаты обучения.

6 основных критериев: почему выбрали Unicraft

Мы серьезно подошли к выбору платформы, и провели анализ различных решений. Нам не удалось найти подходящую платформу в Казахстане, поэтому мы анализировали и российский рынок. 

В результате мы приняли решение в пользу платформы Unicraft. Чем нам понравилась эта программа:

• Платформа очень удобная в использовании, как для модераторов обучающих программ, так и для пользователей. В ней легко разобраться
• У Unicraft есть защита данных и необходимая нам конфиденциальность материалов, которые размещаются в системе обучения
• Разнообразие форматов в обучении. Можно добавлять уроки в текстовом формате, видео и аудио. Можно делать проверку знаний с помощью тестирования и экзаменов
• Платформа способствует полной реализации программы обучения: сотрудники получают знания и выполняют задания, а мы оцениваем и анализируем результаты.
• Нам понравилась компетентность и оперативность менеджеров, которые помогали нам на первом этапе и далее в работе
• Платформа развивается. За два года работы мы на своем опыте убедились, что технические специалисты реагируют на просьбы пользователей и добавляют новый функционал

Если сказать в эпитетах, Unicraft — это быстро, удобно, доступно и эффективно.

Этапы внедрения платформы в систему обучения сотрудников

Мы обучали сотрудников и до появления платформы в компании, поэтому некоторые материалы у нас были готовы — учебная программа была частично разработана. Прежде чем загружать ее в систему обучения, оставалось только актуализировать ее и сделать более читабельной.

Часть материалов нам предстояло разработать с нуля. Но у нас были помощники. Для создания контента мы привлекали партнеров, поставщиков, бизнес-тренеров и наших категорийных менеджеров. Мы были приятно удивлены, что многие откликнулись и поделились с нами готовой информацией, сэкономив нам много часов работы. Например, поставщики предоставили готовые презентации по продуктам.

Отдельная благодарность команде Unicraft, которая помогала нам внедрять платформу. Это отзывчивые и внимательные специалисты. Даже несмотря на разницу во времени, наши вопросы решались оперативно.

Большую роль в разработке обучения сыграли бизнес-тренеры. В каждом филиале есть бизнес-тренер, который отвечает за обучение сотрудников. И чтобы дополнить учебную программу по стандартным процессам для сотрудников всех филиалов, мы распределили темы по бизнес-тренерам. Каждый тренер готовил определенные курсы. Таким образом, общими усилиями мы разработали материал и загрузили на платформу.

Далее бизнес-тренеры дополняли общую программу информацией для сотрудников своего филиала. У каждого региона есть специфика: различный потребительский спрос, запросы и бизнес-процессы. Поэтому тренер добавлял свои курсы с учетом особенностей конкретного филиала.

Онлайн и офлайн подружились: как проходит обучение в «12 месяцев»

Сейчас мы комбинируем обучение на платформе с живыми тренингами. Мы не стремились полностью заменить очное обучение дистанционным. Мы ценим групповую динамику и обмен опытом в живом обучении. Но платформа помогла оптимизировать учебный процесс. На Unicraft сотрудник осваивает базовые вещи и стандартные процессы, а на живом тренинге уже закрепляет полученные знания и формирует новые навыки. Теперь бизнес-тренеры не тратят время на теоретические вводные, а сразу переходят к практике.

Мы разместили на платформе 190 курсов. В основном это обучение нашей торговой команды — стажеров, продавцов и консультантов.

Адаптация новых сотрудников

В силу специфики деятельности мы сталкиваемся с определённым уровнем текучести торгового персонала. На торговые должности приходит много новых сотрудников, и их нужно обучать. Все новые сотрудники проходят программу адаптации, которая постепенно за пару месяцев выводит стажера на позицию продавца-консультанта. Раньше мы тратили много времени на адаптацию новичков: распечатывали и раздавали материалы, лично принимали экзамены и объясняли многие базовые вещи.

Сейчас обучение на платформе идет параллельно с очными тренингами. Мы структурировали информацию, дополнили ее и разместили на платформе. Добавили тестирования и экзамены, чтобы проверять понимание материала. В любой момент мы можем отследить, насколько студент заинтересован в обучении: с какой скоростью он обучается, с каким результатом проходит тестирования. После финального тестирования мы проводим личную беседу, чтобы убедиться, что сотрудник готов к работе.

Обучение действующих сотрудников

Наши учебные программы динамичны, они дополняются и обновляются. Даже если сотрудник прошел базовую программу, он не перестает взаимодействовать с платформой. Например, обычная ситуация для нас, когда в ассортиментную матрицу добавился новый продукт. Чтобы сотрудники научились его продавать, они должны изучить его особенности.

Иногда поставщики проводят интерактивные тренинги для сотрудников и бизнес-тренеров, обучая новым продуктам. Однако не всегда удается провести такие встречи. Своевременно передать информацию сотрудникам помогает платформа Unicraft. С ней очень удобно внедрять новинки — когда мы получаем информацию от поставщиков, мы сразу выкладываем ее на платформу. Сотрудники тут же получают уведомление, что появилась новая информация и ее нужно изучить. Своевременно изучив характеристики новинок, они начинают использовать знания в общении с клиентами.

Платформа помогает проконтролировать, что вся сеть ознакомилась с изменениями в ассортименте или бизнес-процессе.

Как сотрудники восприняли платформу: обратная связь

Как правило, новые инструменты и технологии работы вызывают сопротивление текущего персонала, особенно у старшего поколения. Зачем что-то менять, если было все хорошо? В первое время и наши сотрудники настороженно отнеслись к платформе. Но мы провели определенную работу в этом направлении. 

Вовлекая персонал в использование новых инструментов, ключевое — это донести выгоду. В данном случае донести выгоду обучения на платформе. Мы провели такие беседы. А когда сотрудники зашли на платформу и немного привыкли к ней, необходимость мотивировать их отпала — они сами увидели, насколько это удобно. Сейчас мы получаем в основном положительную обратную связь от сотрудников:

• Им удобно, что можно учиться в любое время — как на рабочем месте, так и за пределами офиса. Некоторым комфортней посвятить время обучению, когда их не отвлекают рабочие процессы.
• Сотрудникам нравится разнообразие форматов — почитал текст, посмотрел видео и ответил на вопросы. Это интересно.
• В первое время некоторые говорили, что им сложно дается тестирование. Но после обучения они благодарят за такую проверку знаний, потому что тест действительно помогает закрепить материал.

Иногда сотрудники дают рекомендации, как улучшить тот или иной курс. Мы прислушиваемся к ним, и при необходимости вносим корректировки.

4 главных вывода: результаты внедрения платформы

Благодаря платформе Unicraft нам удается развивать и обучать персонал без отрыва от производства. Сотрудники обучаются не только в рабочее время, но иногда и за пределами офиса (добровольно). Например, благодаря мобильному приложению Unicraft сотрудники могут проходить уроки, пока стоят в пробках.

Мы очень довольны платформой и результатами, которые удалось получить.

• Срок адаптации стажеров сократился на 20-30%. Уже через один-два месяца стажеры становятся полноценными продавцами-консультантами. Они намного быстрее входят в должность благодаря тому, что у них есть понятная, структурированная программа ввода в должность на платформе в сочетании с живыми тренингами.
• Уменьшилось число ошибок в работе. Эффективность специалиста возрастает, когда он понимает, что должен делать и знает как это делать правильно. Например, кассиры стали меньше ошибаться в программе 1С. Даже если сотрудник что-то подзабыл, у него всегда есть инструмент, к которому может обратиться
• Платформа помогла освободить время бизнес-тренеров для других задач. Мы перенесли все базовые вещи на Unicraft, а сами смогли сфокусироваться на развитии команды
• Улучшилось знание продукта. Продуктовые курсы и тестирования позволяют поддерживать поддерживать знания о продукте на высоком уровне. И даже когда ассортимент обновляется, платформа помогает своевременно донести сотрудникам эти изменения

У нас много целей и идей по развитию системы обучения, мы будем постепенно реализовывать их. Сейчас мы охватили обучением не все отделы компании. В первую очередь углубились в нашу торговую команду, потому что это локомотив торгующей организации. Но помимо этого, в полноценном обучении нуждается отдел закупок, наш интернет-магазин и много других направлений. Мы обязательно к этому придем, в ближайшее время на платформе появятся новые курсы.

Советы руководителям: как обучать сотрудников

Как убрать страх чистого листа?

В начале пути есть только пустая платформа и много сотрудников разных поколений. Возникают мысли: «Как я создам все курсы? Как внедрить платформу? Как донести важность?». Но не нужно бояться, нужно брать и действовать. В первую очередь решите:

• Зачем вы обучаете сотрудников и внедряете платформу?
• Как вы хотите видеть обучение в будущем?
• Кто будет заниматься обучением?

Кого назначить ответственным за обучение?

Важно определить рабочую группу, которая будет заниматься обучением. К разработке контента можно привлекать всех людей, которые компетентны в теме курса. А для ведения платформы важно выбрать одного или нескольких сотрудников, которые смогут сфокусироваться на этой задаче.

В каком формате создавать курсы?

Создавайте интересный контент, задействуйте визуальное восприятие человека. Не переполняйте платформу текстовым материалом, добавляйте больше видео. Если это текстовый урок, добавляйте изображения и схемы. Человек намного лучше усвоит материал, если он его увидел, услышал и еще ответил на вопросы.