Как отказать кандидату в приёме на работу

Отказы в трудоустройстве — часть работы HR-менеджера, которую сложно назвать приятной. Во-первых, говорить «нет» тяжело эмоционально, — неизвестно, какой будет реакция соискателя. Во-вторых, нужно правильно обосновать своё решение, чтобы не нарушить закон и не навредить репутации компании.

Последствия неправильных отказов

Из-за нехватки времени некоторые HR-специалисты не дают обратной связи каждому кандидату, откликнувшемуся на вакансию, или предпочитают ограничиваться дежурной фразой «Извините, вы нам не подходите». Однако отсутствие грамотного фидбэка в дальнейшем может сыграть против компании. 

Юридическая ответственность

В Российской Федерации любые проявления трудовой дискриминации запрещены законом. Это значит, что внешность, манера поведения, знак зодиака и другие особенности претендента на должность, которые не относятся к деловым качествам, не могут стать причиной отклонения его кандидатуры. Если соискатель докажет факт нарушения своих прав в суде, компании грозят юридические проблемы. За необоснованный деловой отказ в приеме на работу предусмотрено два вида ответственности: административная и уголовная.

Репутация

Однако дело не только в правовой стороне вопроса. Своевременный вежливый отказ защищает репутацию работодателя и поддерживает положительный образ бренда. Недавний опрос портала hh.ru показал, что 60% кандидатов отрицательно относятся к компаниям, которые оставили их отклик без внимания. Причем здесь важен не только сам фидбэк, но и скорость его предоставления. Чем быстрее будет дан ответ, тем лучше. 

63% соискателей готовы подождать решения в течение трех дней, более длительный срок вызывает у них негативное отношение к компании. 

Реакция соискателя

Ещё один аспект, который нужно учитывать при подготовке обратной связи, — психологический. На отказ в трудоустройстве все реагируют по-разному. Одни люди не делают из этого трагедии и продолжают поиск работы, другие — раздражаются и пишут негативные отзывы о компании на всех возможных площадках, третьи — расстраиваются и начинают заниматься самокопанием. Как бы то ни было, сказать «да» каждому откликнувшемуся на вакансию все равно не получится, но в ваших силах подготовить ответ, который будет мотивировать кандидата к развитию, а не подавлять его самооценку.

Секреты рекрутинга: как нанимать эффективных сотрудников

Какие основания для отказа считаются законными

Чтобы компания не понесла финансовые и репутационные потери, отказы кандидатам нужно обосновывать в соответствии с положениями действующего законодательства. По каким причинам отказывают кандидатам в работе?

Деловые качества

В статье 64 Трудового кодекса РФ сказано, что отказ в приеме на работу должен быть обоснован и связан только с деловыми качествами кандидата. Под этой формулировкой подразумевается набор компетенций, личностных качеств и особенностей соискателя, который необходим для выполнения работы. Например, на должность врача нельзя назначить претендента без профильного образования, а на позицию водителя — человека, страдающего дальтонизмом. 

Работодатели также вправе устанавливать дополнительные квалификационные требования к должности, но делать это нужно до публикации вакансии и обоснованно. Так, если вы ищете маркетолога на зарубежный проект, то знание иностранного языка как обязательное условие для трудоустройства будет вполне оправдано, а опыт синхронного перевода на международных конференциях — нет.

Вот еще один наглядный пример завышенных требований:

Как составить продающее описание вакансии: шаблоны и примеры

Нормативные ограничения

Однако недостаток деловых качеств не всегда может быть единственной причиной отказа в трудоустройстве. При подготовке решения работодатель должен опираться не только на статью 64, но также на другие положения ТК РФ и прочие федеральные нормативно-правовые акты. Несколько ситуаций для примера:

• Ряд предприятий с вредными и опасными условиями труда могут законно отказывать в трудоустройстве женщинам и несовершеннолетним. Это не будет считаться дискриминацией по гендерному или половому признаку. 
• Образовательные организации вправе отклонять кандидатуры людей, имеющих судимость за преступления против жизни, здоровья или половой неприкосновенности.
• Кандидаты, имеющие статус иноагента, не могут быть приняты на гражданскую службу. 

Ограничений в российском законодательстве много, поэтому перед тем как начать отбор кандидатов, нужно внимательно ознакомиться с теми нормативно-правовыми актами, которые относятся к сфере деятельности вашей компании и к конкретной должности. После такой подготовки проблем с обоснованием отказа у вас не будет.

Другие причины

Кроме того, нужно помнить, что заключение договора с соискателем по закону считается правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому вежливо отказать кандидату в приеме на работу вы можете и по другим причинам:

• В случае ротации кадров — перевода на вакантную должность действующего сотрудника компании. 
• При приеме более подходящего по деловым качествам претендента.
• Если позиция была закрыта, например, из-за сокращения бюджета на наем.
• Нет возможности ознакомиться с документами, подтверждающими наличие у соискателя необходимых для работы компетенций, в том числе с резюме. 

Во всех перечисленных случаях правда будет на стороне работодателя, но даже несмотря на это нужно быть готовым к тому, что соискатель обжалует решение в суде. 

Кому нельзя отказывать в трудоустройстве

Прежде чем говорить «нет» кандидату, нужно убедиться, что он не входит в категорию работников, которые находятся под защитой закона:

Есть еще один нюанс — закон запрещает отказывать соискателям повторно на основании ранее принятого решения. Случай из судебной практики: мужчине отказали на собеседовании. Почему?

Работодатель отклонил его кандидатуру из-за нехватки профессиональных знаний. Гражданин подал иск в суд и проиграл. Спустя несколько месяцев он вновь откликнулся на ту же вакансию, но в ответ опять получил отказ. В качестве аргументов работодатель привел результаты прошлого интервью и решение суда. Мужчина не согласился и подал иск. В итоге суд встал на сторону кандидата, посчитав, что работодатель нарушил процедуру оценки, ведь с момента собеседования соискатель мог пройти обучение и повысить компетенции.

Когда нужно обосновывать отказ в работе

По закону работодатель обязан давать пояснение по отказу только в том случае, если кандидат обратится с такой просьбой письменно. На подготовку обоснованного решения дается 7 дней с момента получения требования, причем обратную связь соискателю тоже нужно предоставить в письменном виде. Другие форматы ответа не будут иметь юридической силы. 

Для подстраховки лучше направить заказное письмо с уведомлением о вручении и описанием вложения. Структура и содержание ответа законом не регламентируются. Главное, чтобы причины отказа были правомерными. Если кандидата не устроит решение, в течение трех месяцев он может обжаловать его в суде. 

При отклонении резюме на сайтах по поиску работы пояснения давать необязательно — это прописано в условиях оферты. Но важно помнить и о других моментах. Например, игнорирование откликов кандидатов на сайте hh.ru влияет на индекс вежливости компании. Если он низкий, то не стоит ожидать большого наплыва квалифицированных соискателей.

В целом обратную связь все-таки лучше давать всем, неважно, где и как кандидаты откликаются на вакансии. Такой подход положительно скажется на репутации HR-менеджера и компании. 

Как вежливо отказать кандидату в приеме: примеры

При формулировании отказа нужно взвешивать каждое слово. Поставьте себя на место соискателя: он и так будет расстроен, а грубые фразы только усугубят его состояние. Ниже мы дадим примерную структуру письма, которую вы можете взять за основу при подготовке ответа кандидату: 

1. Приветствие. Начните сообщение с нейтрального «здравствуйте» или «добрый день». Обратитесь к соискателю по имени — так вы покажете, что ваше письмо не часть массовой рассылки. 
2. Благодарность. Скажите кандидату спасибо за то, что он проявил интерес к вашей компании и вакансии. Тут важно проявить искренность. 
3. Основания отказа в приеме. В этой части нужно назвать причину отказа. Разумеется, законную. Можно привести выдержку с установленными требованиями из текста вакансии.
4. Конструктивный и позитивный фидбэк. Приободрите кандидата. Подчеркните его сильные стороны. Если это уместно, и вы располагаете временем, дайте развернутую обратную связь, — так вы замотивируете соискателя к развитию. 
5. Установка на перспективу. Не стоит сжигать мосты. Возможно, вам еще предстоит поработать с этим человеком. Попросите у соискателя разрешения включить его резюме в кадровый резерв. Даже если вы понимаете, что сотрудничество не предвидится, такой подход будет приятен кандидату.
6. Заключительная часть. Попрощайтесь с соискателем, оставьте контакты для связи и свою подпись. 

Примеры писем с отказами в трудоустройстве

Единого шаблона письма для кандидатов нет. Как объяснить причину отказа в приёме на работу, каждый работодатель решает сам. Объем ответа обычно зависит от вакантной должности и этапа отбора. 

Пример письма по итогам рассмотрения резюме:

Образец письма с отказом по итогам собеседования:

Пример официального письма с отказом в приеме на работу:

Стоит ли давать отказ по телефону

Сообщать неприятные новости всегда проще в текстовом формате, чем по телефону, так как письменный ответ позволяет четко структурировать информацию и избежать эмоциональных реакций со стороны кандидата. Тем не менее есть ситуации, когда телефонный звонок будет предпочтительнее:

• Глубокое участие в процессе отбора. Если кандидат получил одобрение по итогам рассмотрения резюме, хорошо выполнил тестовое задание и прошел несколько этапов интервью, он воспримет личный звонок как знак уважения к потраченным усилиям. 
• Высокий уровень позиции. Для кандидатов на ключевые и управленческие должности, где процесс отбора особенно сложный и многогранный, звонок отражает профессионализм компании и уровень уважения к затраченному времени соискателя.
• Чувствительные обстоятельства. Когда кандидат отклоняется на последнем этапе отбора или имеет личные связи в компании, он может воспринять решение об отказе особенно остро. В таком случае звонок поможет минимизировать негативные эмоции.

Кроме того, сообщить решение по телефону стоит тогда, когда вы сами обещали это кандидату на каком-то из этапов отбора. Речь идет о стандартной фразе «Мы вам перезвоним», которую HR-менеджеры часто считают ни к чему не обязывающей формальностью.

Структура телефонного разговора аналогичная: приветствие → благодарность → обоснование отказа → обратная связь → завершение общения. 

Готовьтесь к тому, что телефонное общение может быть эмоционально тяжелым. При хорошем раскладе соискатель начнет задавать уточняющие вопросы или попросит повторно рассмотреть его кандидатуру, при плохом — станет жаловаться на жизнь или плохо отзываться о вашей компании. На все это нужно реагировать спокойно. Не бросайте трубку. Вежливость должна быть превыше всего, так как вы — представитель работодателя. 

Как подготовить отказ при массовом подборе

На вакансии, не требующие специальной подготовки, откликов бывает много. Например, на должность менеджера по продажам или копирайтера.

Здесь у HR-специалиста, как бы он ни хотел, физически не хватит времени на подготовку персональных отказов. Но это не значит, что нужно оставлять кандидатов без внимания. В таком случае можно сделать нейтральный шаблон ответа и при необходимости его корректировать.

Пример шаблона для отказа кандидатам на массовые позиции:

Вы можете ускорить не только рассылку отказов, но и весь процесс подбора персонала. Как? Автоматизируйте отбор кандидатов с помощью платформы Unicraft:

• Не просматривайте резюме соискателей, а сразу с объявления о вакансии отправляйте их на вводный курс, который размещен на платформе Unicraft.
• Соискатели самостоятельно заходят в курс, изучают подробную информацию о компании и должности. А в конце курса отвечают на вопросы заранее подготовленной анкеты и проходят проверку профессиональных навыков через тестовое задание.
• Вы просматриваете уже результаты тестовых заданий и ответы на вопросы, затем изучаете резюме тех, кто успешно справился, и приглашаете их на собеседование.
• После успешного отбора кандидатов, вы назначаете им адаптационные курсы на платформе Unicraft.

Таким образом вы сэкономите свое время, и будете общаться с самыми заинтересованными и профессиональными кандидатами.