Отказы в трудоустройстве — часть работы HR-менеджера, которую сложно назвать приятной. Во-первых, говорить «нет» тяжело эмоционально, — неизвестно, какой будет реакция соискателя. Во-вторых, нужно правильно обосновать своё решение, чтобы не нарушить закон и не навредить репутации компании.

отказать в работе

Последствия неправильных отказов

Из-за нехватки времени некоторые HR-специалисты не дают обратной связи каждому кандидату, откликнувшемуся на вакансию, или предпочитают ограничиваться дежурной фразой «Извините, вы нам не подходите». Однако отсутствие грамотного фидбэка в дальнейшем может сыграть против компании. 

Юридическая ответственность

В Российской Федерации любые проявления трудовой дискриминации запрещены законом. Это значит, что внешность, манера поведения, знак зодиака и другие особенности претендента на должность, которые не относятся к деловым качествам, не могут стать причиной отклонения его кандидатуры. Если соискатель докажет факт нарушения своих прав в суде, компании грозят юридические проблемы. За необоснованный деловой отказ в приеме на работу предусмотрено два вида ответственности: административная и уголовная.

ответственность за отказы в найме

Репутация

Однако дело не только в правовой стороне вопроса. Своевременный вежливый отказ защищает репутацию работодателя и поддерживает положительный образ бренда. Недавний опрос портала hh.ru показал, что 60% кандидатов отрицательно относятся к компаниям, которые оставили их отклик без внимания. Причем здесь важен не только сам фидбэк, но и скорость его предоставления. Чем быстрее будет дан ответ, тем лучше. 

63% соискателей готовы подождать решения в течение трех дней, более длительный срок вызывает у них негативное отношение к компании. 

Реакция соискателя

Ещё один аспект, который нужно учитывать при подготовке обратной связи, — психологический. На отказ в трудоустройстве все реагируют по-разному. Одни люди не делают из этого трагедии и продолжают поиск работы, другие — раздражаются и пишут негативные отзывы о компании на всех возможных площадках, третьи — расстраиваются и начинают заниматься самокопанием. Как бы то ни было, сказать «да» каждому откликнувшемуся на вакансию все равно не получится, но в ваших силах подготовить ответ, который будет мотивировать кандидата к развитию, а не подавлять его самооценку.

Какие основания для отказа считаются законными

Чтобы компания не понесла финансовые и репутационные потери, отказы кандидатам нужно обосновывать в соответствии с положениями действующего законодательства. По каким причинам отказывают кандидатам в работе?

Деловые качества

В статье 64 Трудового кодекса РФ сказано, что отказ в приеме на работу должен быть обоснован и связан только с деловыми качествами кандидата. Под этой формулировкой подразумевается набор компетенций, личностных качеств и особенностей соискателя, который необходим для выполнения работы. Например, на должность врача нельзя назначить претендента без профильного образования, а на позицию водителя — человека, страдающего дальтонизмом. 

Работодатели также вправе устанавливать дополнительные квалификационные требования к должности, но делать это нужно до публикации вакансии и обоснованно. Так, если вы ищете маркетолога на зарубежный проект, то знание иностранного языка как обязательное условие для трудоустройства будет вполне оправдано, а опыт синхронного перевода на международных конференциях — нет.

Вот еще один наглядный пример завышенных требований:

завышенные требования

Нормативные ограничения

Однако недостаток деловых качеств не всегда может быть единственной причиной отказа в трудоустройстве. При подготовке решения работодатель должен опираться не только на статью 64, но также на другие положения ТК РФ и прочие федеральные нормативно-правовые акты. Несколько ситуаций для примера:

  • Ряд предприятий с вредными и опасными условиями труда могут законно отказывать в трудоустройстве женщинам и несовершеннолетним. Это не будет считаться дискриминацией по гендерному или половому признаку. 
  • Образовательные организации вправе отклонять кандидатуры людей, имеющих судимость за преступления против жизни, здоровья или половой неприкосновенности.
  • Кандидаты, имеющие статус иноагента, не могут быть приняты на гражданскую службу. 

Ограничений в российском законодательстве много, поэтому перед тем как начать отбор кандидатов, нужно внимательно ознакомиться с теми нормативно-правовыми актами, которые относятся к сфере деятельности вашей компании и к конкретной должности. После такой подготовки проблем с обоснованием отказа у вас не будет.

Другие причины

Кроме того, нужно помнить, что заключение договора с соискателем по закону считается правом, а не обязанностью работодателя. Поэтому вежливо отказать кандидату в приеме на работу вы можете и по другим причинам:

  • В случае ротации кадров — перевода на вакантную должность действующего сотрудника компании. 
  • При приеме более подходящего по деловым качествам претендента.
  • Если позиция была закрыта, например, из-за сокращения бюджета на наем.
  • Нет возможности ознакомиться с документами, подтверждающими наличие у соискателя необходимых для работы компетенций, в том числе с резюме. 

Во всех перечисленных случаях правда будет на стороне работодателя, но даже несмотря на это нужно быть готовым к тому, что соискатель обжалует решение в суде. 

Кому нельзя отказывать в трудоустройстве

Прежде чем говорить «нет» кандидату, нужно убедиться, что он не входит в категорию работников, которые находятся под защитой закона:

кому нельзя отказывать в работе

Есть еще один нюанс — закон запрещает отказывать соискателям повторно на основании ранее принятого решения. Случай из судебной практики: мужчине отказали на собеседовании. Почему?

Работодатель отклонил его кандидатуру из-за нехватки профессиональных знаний. Гражданин подал иск в суд и проиграл. Спустя несколько месяцев он вновь откликнулся на ту же вакансию, но в ответ опять получил отказ. В качестве аргументов работодатель привел результаты прошлого интервью и решение суда. Мужчина не согласился и подал иск. В итоге суд встал на сторону кандидата, посчитав, что работодатель нарушил процедуру оценки, ведь с момента собеседования соискатель мог пройти обучение и повысить компетенции.

Когда нужно обосновывать отказ в работе

По закону работодатель обязан давать пояснение по отказу только в том случае, если кандидат обратится с такой просьбой письменно. На подготовку обоснованного решения дается 7 дней с момента получения требования, причем обратную связь соискателю тоже нужно предоставить в письменном виде. Другие форматы ответа не будут иметь юридической силы. 

Для подстраховки лучше направить заказное письмо с уведомлением о вручении и описанием вложения. Структура и содержание ответа законом не регламентируются. Главное, чтобы причины отказа были правомерными. Если кандидата не устроит решение, в течение трех месяцев он может обжаловать его в суде. 

При отклонении резюме на сайтах по поиску работы пояснения давать необязательно — это прописано в условиях оферты. Но важно помнить и о других моментах. Например, игнорирование откликов кандидатов на сайте hh.ru влияет на индекс вежливости компании. Если он низкий, то не стоит ожидать большого наплыва квалифицированных соискателей.

индекс вежливости компании

В целом обратную связь все-таки лучше давать всем, неважно, где и как кандидаты откликаются на вакансии. Такой подход положительно скажется на репутации HR-менеджера и компании. 

Как вежливо отказать кандидату в приеме: примеры

При формулировании отказа нужно взвешивать каждое слово. Поставьте себя на место соискателя: он и так будет расстроен, а грубые фразы только усугубят его состояние. Ниже мы дадим примерную структуру письма, которую вы можете взять за основу при подготовке ответа кандидату: 

  1. Приветствие. Начните сообщение с нейтрального «здравствуйте» или «добрый день». Обратитесь к соискателю по имени — так вы покажете, что ваше письмо не часть массовой рассылки. 
  2. Благодарность. Скажите кандидату спасибо за то, что он проявил интерес к вашей компании и вакансии. Тут важно проявить искренность. 
  3. Основания отказа в приеме. В этой части нужно назвать причину отказа. Разумеется, законную. Можно привести выдержку с установленными требованиями из текста вакансии.
  4. Конструктивный и позитивный фидбэк. Приободрите кандидата. Подчеркните его сильные стороны. Если это уместно, и вы располагаете временем, дайте развернутую обратную связь, — так вы замотивируете соискателя к развитию. 
  5. Установка на перспективу. Не стоит сжигать мосты. Возможно, вам еще предстоит поработать с этим человеком. Попросите у соискателя разрешения включить его резюме в кадровый резерв. Даже если вы понимаете, что сотрудничество не предвидится, такой подход будет приятен кандидату.
  6. Заключительная часть. Попрощайтесь с соискателем, оставьте контакты для связи и свою подпись. 

Примеры писем с отказами в трудоустройстве

Единого шаблона письма для кандидатов нет. Как объяснить причину отказа в приёме на работу, каждый работодатель решает сам. Объем ответа обычно зависит от вакантной должности и этапа отбора. 

Пример письма по итогам рассмотрения резюме:

пример отказа в работе

Образец письма с отказом по итогам собеседования:

пример отказа кандидату

Пример официального письма с отказом в приеме на работу:

официальный отказ

Стоит ли давать отказ по телефону

Сообщать неприятные новости всегда проще в текстовом формате, чем по телефону, так как письменный ответ позволяет четко структурировать информацию и избежать эмоциональных реакций со стороны кандидата. Тем не менее есть ситуации, когда телефонный звонок будет предпочтительнее:

  • Глубокое участие в процессе отбора. Если кандидат получил одобрение по итогам рассмотрения резюме, хорошо выполнил тестовое задание и прошел несколько этапов интервью, он воспримет личный звонок как знак уважения к потраченным усилиям. 
  • Высокий уровень позиции. Для кандидатов на ключевые и управленческие должности, где процесс отбора особенно сложный и многогранный, звонок отражает профессионализм компании и уровень уважения к затраченному времени соискателя.
  • Чувствительные обстоятельства. Когда кандидат отклоняется на последнем этапе отбора или имеет личные связи в компании, он может воспринять решение об отказе особенно остро. В таком случае звонок поможет минимизировать негативные эмоции.

Кроме того, сообщить решение по телефону стоит тогда, когда вы сами обещали это кандидату на каком-то из этапов отбора. Речь идет о стандартной фразе «Мы вам перезвоним», которую HR-менеджеры часто считают ни к чему не обязывающей формальностью.

Структура телефонного разговора аналогичная: приветствие → благодарность → обоснование отказа → обратная связь → завершение общения. 

Готовьтесь к тому, что телефонное общение может быть эмоционально тяжелым. При хорошем раскладе соискатель начнет задавать уточняющие вопросы или попросит повторно рассмотреть его кандидатуру, при плохом — станет жаловаться на жизнь или плохо отзываться о вашей компании. На все это нужно реагировать спокойно. Не бросайте трубку. Вежливость должна быть превыше всего, так как вы — представитель работодателя. 

Как подготовить отказ при массовом подборе

На вакансии, не требующие специальной подготовки, откликов бывает много. Например, на должность менеджера по продажам или копирайтера.

Здесь у HR-специалиста, как бы он ни хотел, физически не хватит времени на подготовку персональных отказов. Но это не значит, что нужно оставлять кандидатов без внимания. В таком случае можно сделать нейтральный шаблон ответа и при необходимости его корректировать.

Пример шаблона для отказа кандидатам на массовые позиции:

шаблон отказа в работе на hh

Вы можете ускорить не только рассылку отказов, но и весь процесс подбора персонала. Как? Автоматизируйте отбор кандидатов с помощью платформы Unicraft:

  • Не просматривайте резюме соискателей, а сразу с объявления о вакансии отправляйте их на вводный курс, который размещен на платформе Unicraft.
  • Соискатели самостоятельно заходят в курс, изучают подробную информацию о компании и должности. А в конце курса отвечают на вопросы заранее подготовленной анкеты и проходят проверку профессиональных навыков через тестовое задание.
  • Вы просматриваете уже результаты тестовых заданий и ответы на вопросы, затем изучаете резюме тех, кто успешно справился, и приглашаете их на собеседование.
  • После успешного отбора кандидатов, вы назначаете им адаптационные курсы на платформе Unicraft.
автоматизированный найм

Таким образом вы сэкономите свое время, и будете общаться с самыми заинтересованными и профессиональными кандидатами.

О главном

  • Не отмалчивайтесь. Отказы напрямую влияют на имидж компании. Чем дольше вы будете тянуть с обратной связью, тем хуже кандидат ее воспримет. 
  • Выделите время на подготовку ответов соискателям и закрепите его в своем ежедневнике. Да, процедура не из приятных, но это часть работы.
  • Правильный отказ соискателю в работе — это зона роста для соискателя. Не скупитесь на похвалу и объективную мягкую критику. 
  • Если вы решили сообщить об отказе по телефону, сначала уточните, не занят ли человек. Иначе есть риск, что вы застанете его врасплох.
  • Прежде чем отказывать кандидату, внимательно изучите положения ТК РФ и федеральные законы, которые касаются деятельности вашего предприятия, и работы на конкретной должности.
Автор статьи

Тамара Федорова

HR-специалист, редактор карьерного портала

http://myresume.ru

Вам будет интересно

Как проводить обучение по охране труда

Как проводить обучение по охране труда

Как выбрать образовательную организацию для развития сотрудников

Как выбрать образовательную организацию для развития сотрудников

Как собрать информацию с помощью интервью

Как собрать информацию с помощью интервью

Перейти на главную блога

Получите бесплатную консультацию по выбору обучающей платформы

Или позвоните по телефону +7 (495) 532-69-02

consult_man

Unicraft © 2016-2024 Все права защищены.