Обучение сезонного персонала: как подготовить сотрудников к началу сезона

До начала сезона остается неделя, а часть новичков еще не готова к первой смене? Наставники заняты, сдвинуть дату выхода нельзя. Разберем, как в сжатые сроки организовать онбординг и обучение сезонного персонала, чтобы сотрудники вовремя освоили главное и смогли работать самостоятельно. 

Чем обучение сезонного персонала отличается от обычного

Сезонные сотрудники — это работники, которых компания нанимает на ограниченный период, потому что определенная работа или повышенная нагрузка возникают только в конкретное время года.

К сезонному персоналу могут относиться:

• работники сельского хозяйства, которых привлекают для сбора и сортировки урожая;
• горничные, официанты, администраторы и другие сотрудники гостиниц и ресторанов в высокий сезон;
• продавцы, кассиры и работники склада в периоды праздников и распродаж;
• дополнительные курьеры и комплектовщики во время резкого роста числа заказов;
• сотрудники летних площадок, парков, баз отдыха и пунктов проката.

Адаптация сезонных сотрудников проходит иначе, чем подготовка постоянной команды: 

• Сотрудника нужно подготовить до первой самостоятельной смены. Времени на постепенное знакомство с работой нет: к моменту выхода человек уже должен уметь выполнять типовые задачи.
• Много людей нанимают за короткий срок и несколькими потоками. Пока первая группа уже работает, вторая проходит практику, а третья только получает доступ к материалам. Компании приходится одновременно обучать, проверять и выводить “в поле” десятки или сотни сотрудников.
• Разный уровень подготовки. Могут прийти и новички, и те, кто уже работал в компании в прошлом сезоне. Полная программа нужна не всем. Оценка компетенций кандидатов помогает заранее определить, кому потребуется весь маршрут, а кому достаточно проверки знаний и обучения по изменениям.  
• На обучение отводится мало времени. В программу включают только то, что точно понадобится: основные операции, обязательные правила и частые рабочие ситуации. 
• Наставники заняты именно тогда, когда особенно нужны новичкам. В период максимальной нагрузки опытным сотрудникам сложнее выделять время на объяснения, отработку навыков и исправление ошибок. 
• Обучение приходится обновлять перед каждым сезоном. Могут измениться ассортимент, оборудование или правила работы. После завершения сезона важно сохранить актуальные материалы и выводы наставников, чтобы в следующий раз не собирать программу с нуля.

Из-за этих особенностей сезонное обучение нельзя строить как обычную адаптацию, только сокращенную по времени. Задача компании — определить критические навыки, без которых человека нельзя выпускать в смену, а все остальное перенести на период после выхода или оставить в справочных материалах.

Система обучения должна быть связана с конкретными ролями, датами выхода и возможностями компании. Начните с плана сезонного найма.

Шаг 1. Рассчитайте потребность в обучении

Зафиксируйте, сколько сотрудников потребуется для каждой роли, точки и смены, а также к какой дате они должны выйти на работу. 

Например, сети магазинов нужны 30 продавцов к началу декабря и еще 10 — через две недели. Это две отдельные волны обучения с разными сроками. 

Не рассчитывайте количество участников впритык. Часть кандидатов может не начать обучение, не завершить его или не выйти в первую смену. Например, если из 50 кандидатов до первой смены обычно доходят 40, для подготовки 30 сотрудников нужно пригласить на обучение около 38-40 человек. Размер резерва лучше определять по данным прошлых наборов.

Полезно отслеживать всю воронку:

Такая воронка покажет, на каком этапе компания теряет людей. Возможно, кандидаты не получают доступ к курсу или сталкиваются со сложной авторизацией. Если сотрудники прошли обучение, но не вышли на работу, соберите обратную связь. Возможно, из материалов они узнали об условиях, которых не было в вакансии, либо обучение показалось слишком сложным и объемным. Эти данные помогут выявить проблемы, которые мешают удержанию сотрудников. 

Шаг 2. Составьте программу обучения

На предыдущем этапе мы определили количество сотрудников и сроки их выхода. Теперь нужно решить, чему обучать каждую группу. Программу составляйте отдельно для каждой роли.

Если ролей много, связать требования к каждой должности с учебными материалами и проверками поможет матрица обучения сотрудников. 

Ограничьте программу задачами роли

За несколько дней подготовки невозможно подробно разобрать все процессы и рабочие ситуации. Это и не требуется. До допуска к самостоятельной работе сотрудник должен получить базовые знания, освоить действия, которые будет выполнять в течение сезона, и понимать границы своих полномочий.

В программе нужно решить пять задач:

1. Объяснить сотруднику его роль в рабочем процессе. Человек должен понимать, за что отвечает, от кого получает задачу и кому передает результат.
2. Научить стандартным действиям. Например, горничная должна уметь подготовить номер по стандарту, а сборщик урожая — соблюдать порядок сбора и правильно передавать продукцию на сортировку или хранение. Для продавца-кассира к таким действиям относятся работа с кассой и стандарты обслуживания клиентов. 
3. Объяснить критичные правила и границы самостоятельности. Сотрудник должен знать требования безопасности, различать запрещенные действия и ситуации, в которых нужно остановить работу и обратиться к руководителю. 
4. Подготовить к типичным проблемным ситуациям. Разберите случаи, которые могут возникнуть уже в первые дни работы: горничная обнаружила неисправность, сборщик заметил поврежденную продукцию, продавцу принесли товар на возврат. Редкие ситуации лучше вынести в отдельные инструкции и памятки.
5. Запланировать проверку. Знание правил проверит тест на понимание, а правильность выполнения операций покажет практика. Действия, где ошибка может привести к травме, поломке оборудования или серьезным потерям, проверяют до допуска к самостоятельной работе. 

Не забудьте про вводный инструктаж, обучение оказанию первой помощи и другие требования в сфере охраны труда и безопасности. Подробнее о видах подготовки читайте в статье «Как проводить обучение по охране труда». 

Разделите программу на базовую и сезонную части

Базовая часть включает основные операции, требования безопасности и стандарты работы, которые меняются редко. Перед новым набором ее нужно проверить и при необходимости обновить, но не пересобирать полностью.

Сезонная часть отражает условия конкретного периода. В нее могут входить новый ассортимент, акции, изменения в оборудовании, временная схема движения заказов, а также ошибки прошлого сезона.

Такое разделение упрощает подготовку к следующему набору. Компания обновляет только изменившиеся материалы, а не создает всю программу заново.

Составьте маршруты для сотрудников с разным опытом

Полная программа нужна не всем. Объем подготовки зависит от того, работал ли человек в компании раньше и знаком ли он с аналогичной ролью.

Перед назначением сокращенного маршрута стоит проверить знания и навыки сотрудника. Сам факт работы в прошлом сезоне не означает, что человек помнит правила и готов сразу приступать к своим обязанностям.

Распределите обучение по сменам

Продолжительность программы зависит от того, сколько времени сотруднику нужно на практику. Оцените:

• сколько операций сотрудник должен выполнять самостоятельно;
• нужно ли ему работать с деньгами, оборудованием или персональными данными;
• какие ошибки могут привести к травме, жалобе или финансовым потерям;
• можно ли смоделировать нештатные ситуации и отработать их заранее.

Если рабочую ситуацию сложно или рискованно воспроизвести на рабочем месте, ее можно перенести в интерактивный тренажер. 

Например, сборщику урожая может хватить одного-двух дней: в первый день ему объясняют правила и показывают порядок сбора и передачи продукции, а во второй он уже работает при поддержке наставника. 

А подготовку нового сезонного продавца-кассира можно распределить на три-четыре дня. В каждой смене короткое изучение материалов сочетается с практикой на рабочем месте:

Шаг 3. Подготовьте ресурсы и график

Когда программа готова, определите, кто будет запускать обучение и сколько сотрудников компания сможет подготовить одновременно. Если этого не сделать, наставников или рабочих мест на всех может не хватить.

Распределите ответственность

За каждый этап должен отвечать конкретный сотрудник. В небольшой компании один человек может совмещать несколько ролей, но сами задачи все равно нужно разделить.

Заранее определите, кому наставник сообщает результат проверки и кто принимает решение, если сотрудник не готов к самостоятельной работе. Иначе можно получить формальное наставничество: сотрудник завершит обучение, но не получит обратную связь и повторную практику вовремя. 

Как выбрать наставников и организовать передачу опыта, подробно разбираем в статье о наставничестве в организации.

Рассчитайте возможности наставников

Отдельно проанализируйте возможности наставников. Онлайн-материалы можно назначить всей группе одновременно, а практика зависит от количества рабочих мест и сотрудников, готовых сопровождать новичков.

Количество наставнических смен можно рассчитать по формуле:

Число сотрудников × количество практических смен ÷ число новичков на одного наставника

Например, нужно подготовить 30 продавцов-кассиров. Каждый проходит две практические смены, а один наставник может одновременно сопровождать трех новичков:

30 × 2 ÷ 3 = 20 наставнических смен

Если в день доступны пять наставников, вся группа пройдет практику за четыре рабочих дня. Если сотрудников нужно подготовить быстрее, придется увеличить число наставников.

Отдельно проверьте количество рабочих мест. Дополнительные наставники не ускорят подготовку, если для практики доступны только две кассы, два комплекта оборудования или несколько гостиничных номеров.

Составьте график от даты выхода

Начните с даты, к которой сотрудники должны быть готовы к самостоятельной работе, и распланируйте обучение в обратном порядке. На обучение в LMS можно заложить два-три дня, чтобы сотрудник мог пройти курсы в спокойном темпе.

Например, продавцы выходят в смену 1 декабря. Тогда график может выглядеть так:

• 1 декабря — допуск к самостоятельной работе;
• 30 ноября — резерв на дополнительную практику или повторную проверку;
• 29 ноября — работа под периодическим контролем и проверка;
• 28 ноября — практика на учебной кассе или в тренировочном режиме;
• 25–27 ноября — самостоятельное обучение в LMS и итоговый тест;
• 24 ноября — создание доступов и отправка инструкции по входу в LMS.

Если сотрудники выходят несколькими потоками, составьте такой график для каждой группы. Он покажет, когда нужно начать обучение, чтобы все сотрудники были готовы к своей первой смене.

Шаг 4. Выберите LMS для обучения сезонного персонала

Система дистанционного обучения (LMS) должна сокращать ручную работу при массовом наборе: выдавать доступы, назначать программы, проверять знания. Если для каждого нового сотрудника администратор вручную назначает курсы и собирает результаты в таблице, платформа не решает задачу обучения.

Вот на какие функции LMS стоит обратить внимание:

• Массовое создание и деактивация учетных записей. Проверьте, можно ли загрузить список сотрудников из файла. Для регулярного сезонного набора полезна интеграция с кадровой системой: новые сотрудники автоматически появляются в LMS, а уволенные теряют доступ. После сезона учетные записи нужно массово деактивировать без удаления истории. Если сотрудник вернется через год, компания сможет восстановить его результаты.
• Вход без корпоративной почты. У сезонных сотрудников часто нет рабочей электронной почты. Если он обязателен для регистрации и восстановления пароля, HR придется создавать почтовые ящики или вручную решать проблемы со входом. LMS должна поддерживать вход по личной почте, номеру телефона или логину. Проверьте весь путь сотрудника: как он получает приглашение, что делает при первом входе и как восстанавливает доступ.
• Удобное мобильное обучение. Интерфейс онлайн-платформы и учебные материалы должны корректно отображаться на небольшом экране. Проверьте, удобно ли читать текст, смотреть видео и проходить тесты. Для быстрого запуска иногда проще открыть курс по ссылке в мобильном браузере, чем устанавливать приложение. 
• Автоматическое назначение разных маршрутов. Сотрудники выходят в разные даты и проходят разные программы. Онлайн-платформа должна назначать обучение по заданным признакам: роли или группе подготовки. Полезны последовательные программы, в которых следующий этап открывается только после предыдущего. 
• Гибкая тарификация. Число пользователей резко меняется в течение года. Уточните, как взимается плата: за все созданные учетные записи, за активных пользователей или за тех, кому назначено обучение. Проверьте, можно ли уменьшить число лицензий после сезона, временно деактивировать сотрудников и сохранить их историю без постоянной оплаты за весь штат. Сравнивайте не только стоимость одной лицензии, но и расходы за год с учетом пикового набора и межсезонья.

Всем перечисленным критериям соответствует Unicraft. Платформа помогает организовать обучение персонала в нескольких сезонных потоках, а ИИ-отчеты — быстро оценить результаты и увидеть, где у сотрудников возникают сложности. .

Шаг 5. Обновляйте программу и сохраняйте ее к следующему сезону

Не ждите окончания сезона, чтобы оценить программу. После выхода каждого потока собирайте три вида данных:

• вопросы, с которыми сотрудники чаще всего обращаются к наставникам;
• ошибки в тестах и практических чек-листах;
• рабочие ситуации, которых не было в программе.

По этим данным определяйте, что нужно изменить.

После сезона сохраните не только учебные материалы, но и результаты работы программы:

• базовую часть курса, которую можно использовать без изменений;
• сезонные модули с датой и номером версии;
• актуальные тесты, практические задания и чек-листы;
• список частых ошибок и вопросов сотрудников;
• замечания наставников;
• результаты обучения каждого сотрудника и решение, можно ли пригласить его снова.

Скачайте чек-лист подготовки сезонного обучения, чтобы проверить готовность к запуску и не упустить задачи во время и после сезона. 

Часто задаваемые вопросы об обучении сезонного персонала