Сбор мнений: как провести опрос сотрудников

Руководители вынуждены в одиночку справляться с проблемами бизнеса. Как понять, что именно идет не так? Как найти и устранить корни этих проблем, не прибегая к дорогим консалтинговым услугам? Ответ прост — проводите регулярные опросы сотрудников. Они помогают глубже понять внутренние процессы компании, выявить болевые точки и принять эффективные управленческие решения.

Что такое опросы и какие они бывают

Опросы сотрудников — это метод сбора информации о мнениях, настроениях и потребностях работников компании. Но опрос ради опроса — пустая трата ресурсов. Их проводят для того, чтобы лучше понять внутренние процессы и настроение коллектива, найти слабые места и пути для улучшения. 

В организации можно проводить опросы на самые разные темы:

• Удовлетворенность: это классическая тема, где вы спрашиваете сотрудников об их общем впечатлении от работы в компании, их удовлетворенности своими должностными обязанностями, условиями труда и так далее.
• Вовлеченность: здесь можно узнать, насколько сотрудники чувствуют себя частью компании, насколько они готовы приложить дополнительные усилия для достижения корпоративных целей.
• Эффективность призваны оценить производительность и навыки сотрудников. Можно проводить качественную оценку компетенций или количественную оценку эффективности.
• Культура: помогают выяснить, насколько хорошо сотрудники понимают и разделяют корпоративные ценности и стандарты, и как они оценивают атмосферу в коллективе.
• Благополучие: особенно актуально в наше время, эти опросы могут касаться рабочей нагрузки, баланса работы и личной жизни, стресса и общего самочувствия.
• Работа руководства: сотрудники могут оценить эффективность своих менеджеров, стиль управления и доступность руководителей для общения и поддержки.
• Адаптация новых сотрудников: их цель — оценить, насколько эффективно проходит процесс адаптации новых сотрудников, и выявить возможные проблемы на этом этапе
• Профессиональное развитие и обучение: опросы могут выявить, насколько работники довольны возможностями для обучения и карьерного роста в организации. Они могут предложить тему обучения, которое им интересно пройти.

Это самые популярные опросы, которые проводят в компании. Есть и другие темы, они ограничены только воображением и потребностью компании.

Регулярное проведение этих опросов помогает увидеть общую картинку: выявить текущие проблемы, найти возможности для улучшения, получить данные для принятия обоснованных решений.

Какой опрос провести в компании

В некоторых компаниях сотрудников опрашивают от случая к случаю, когда есть время, а темы выбирают спонтанно. Или используют опросы тогда, когда ситуация уже становится критической и требуется «тушить пожар».

Какой опросник актуально провести? Чтобы решить, изучите эти три критерия:

• Цели и приоритеты: Начните с определения целей компании. Например, если ваша цель — улучшить корпоративную культуру, фокусируйтесь на культурных опросах и опросах вовлеченности. 
• Болевые точки: Оцените текущие проблемы — высокий уровень текучести кадров, низкую вовлеченность или проблемы с коммуникацией. Это поможет определить приоритетные области для проведения опросов.
• Специфика: Разные отделы могут иметь разные потребности. Например, отдел продаж может нуждаться в оценке эффективности, а IT-отдел — в опросах на выявление потребности в обучении. Проведение таких специализированных опросов поможет лучше понять и удовлетворить потребности каждого отдела.

Установите регулярные интервалы для опросов. Это может быть квартал, полгода или год в зависимости от темы. В целом, не следует перегружать работников. Распределите нагрузку так, чтобы опросники проходили не чаще одного раза в месяц, не считая коротких голосований.

Вместо одиночных опросов эффективней «держать руку на пульсе» и выстроить годовой график опросов с учетом потребностей вашей компании.

Как подготовиться к проведению опроса за 4 шага

Как сделать опрос полезным? Рассмотрим ключевые шаги:

Шаг 1. Сформулировать цель

Первым делом четко определите цель опроса — проблему или аспект работы, который хотите изучить. Цель должна быть узкой и конкретной, чтобы сосредоточиться на ключевых моментах. Четко сформулированная цель поможет выбрать правильные вопросы и формат.

Примеры целей:

• Узнать, насколько сотрудники довольны текущими условиями труда
• Оценить эффективность проведенного обучения
• Выявить проблемы в коммуникации между отделами

Шаг 2. Составить план

С учетом уже составленного годового графика опросов на данном этапе следует уточнить детали. Этот шаг поможет организовать процесс и избежать сбоев. Установите сроки начала и окончания опроса. Определите ответственных: кто будет выбирать формат, разрабатывать вопросы, контролировать процесс, общаться с сотрудниками и обрабатывать результаты. Это может быть, например, учебный отдел, HR или привлеченные команды.

Шаг 3. Выбрать формат

В зависимости от целей опроса и аудитории нужно определиться с форматом — бумажные анкеты, голосование в корпоративном чате или онлайн-опрос:

• Анкетирование персонала по бумажным опросникам — это традиционный способ сбора данных. Они особенно актуальны в ситуациях, когда доступ в интернет ограничен или когда важно удостовериться в том, что ответы дает конкретный человек.
• Голосования в корпоративных чатах подходят для простых опросов и принятия быстрых решений. Например, чтобы выбрать время проведения корпоратива или тему для вебинара из предложенных вариантов. Однако такой формат неудобен для масштабных и детализированных опросов с полноценной обратной связью.
• Онлайн-опросы — это самый предпочтительный современный метод сбора данных. Они позволяют достичь широкой аудитории, автоматизировать процесс сбора и анализа данных и обеспечить анонимность участников. Например, специальный модуль онлайн-платформы Unicraft позволяет легко создавать и распространять опросы, а также быстро обрабатывать полученные результаты.

Unicraft делает создание опросов удобным и гибким. На платформе можно легко настроить вопросы по вашему выбору — будь то открытые вопросы, закрытые, шкалы оценок и другие форматы. Ключевое преимущество Unicraft — автоматизация. Платформа сама собирает и обрабатывает результаты, экономя ваше время и сокращая риски ошибок. Данные опросов легко анализировать благодаря визуализации в виде диаграмм и графиков.

Шаг 4: Анонимность

На этапе подготовки также стоит продумать, будет ли анкета анонимной или открытой. Выбор зависит от целей анкетирования. Для руководителя важно понимать контекст и чувствительность вопросов, чтобы правильно определить, когда анонимность опроса будет наиболее полезной.

Анонимные опросы помогают получить честные и откровенные ответы, особенно когда вопросы касаются чувствительных тем. Например, при оценке работы руководства, обсуждении корпоративной культуры и межличностных отношений сотрудники могут чувствовать себя более свободно, выражая свое мнение анонимно.

В случаях, когда важно знать мнение конкретных работников предприятия, анонимность не нужна. Это актуально при оценке выполнения задач или сборе рекомендаций для конкретных проектов. Например, опросы по завершению проекта для оценки его эффективности или сбор предложений по улучшению рабочих процессов требуют конкретной обратной связи, чтобы можно было понять, от кого исходят рекомендации и предложения. 

Как разработать вопросы к опроснику

Качество вопросов определяет эффективность опроса. Недостаточно просто спросить сотрудников, довольны ли они работой. Важно сформулировать понятные и релевантные вопросы, которые помогут получить нужную информацию. Руководствуйтесь следующими принципами:

• Четкость и простота: Избегайте сложных формулировок и специализированных терминов, которые могут быть непонятны всем сотрудникам. Вместо «Как вы оцениваете уровень вашей вовлеченности в процесс оптимизации бизнес-процессов?» спросите «Как часто вы предлагаете идеи по улучшению рабочих процессов?».
• Конкретность: Задавайте конкретные вопросы, касающиеся одной темы, чтобы избежать путаницы. Вместо «Вы довольны своим руководителем и условиями труда?» используйте два отдельных вопроса: «Оцените, насколько вы довольны своим руководителем по шкале от 1 до 10?» и «Как вы оцениваете условия труда?».
• Объективность: Вопросы должны быть нейтральными, чтобы не влиять на ответы персонала. Вместо «Вы согласны, что наш офис удобен?» используйте «Как вы оцениваете удобство нашего офиса?».
• Наглядность: Используйте в вопросах конкретные примеры или ситуации. Вместо «Насколько вы довольны обучением?» используйте «Как вы оцениваете полезность прошедшего тренинга для вашей работы» Так сотрудники быстрее поймут, что именно от них хотят узнать, и дадут более точные и полезные ответы. 

Виды вопросов

При формулировке вопросов важно понимать, какой тип вопроса лучше всего подходит для получения нужной информации:

• Открытые — позволяют получить развернутые ответы и собрать более качественные данные. Например, «Какие проблемы в коммуникации вы видите в своей команде?», «Что бы вы изменили в условиях работы?» Используйте их, когда нужна развернутая информация или мнения специалиста
• Закрытые — требуют выбрать один или несколько вариантов из предложенного перечня. Такие вопросы позволяют обработать большой объем данных за короткий срок. Подходят для получения конкретных ответов и быстрого сбора статистики. Например: «Насколько вы удовлетворены условиями труда?» (Очень удовлетворен, Удовлетворен, Неудовлетворен)
• Шкальные вопросы предполагают оценочный ответ по заданной шкале. Они помогают количественно измерить различные аспекты. Примеры: «Оцените свой уровень стресса от 1 до 10», «Насколько вы довольны своими рабочими условиями по шкале от 1 до 5?»
• Сценарные вопросы позволяют узнать, как будет действовать сотрудник в той или иной ситуации: Примеры: «Как вы отреагируете, если получите негативный отзыв от клиента?», «Что вы будете делать, если у вас возникнет конфликт с коллегой?»

Объем анкеты

Опрос не должен быть слишком длинным, чтобы не утомлять сотрудников, но и не слишком коротким, чтобы можно было получить полную картину. Рекомендуем включать не более 15-20 вопросов.

Совет. По многим темам есть уже готовые опросы, которые можно использовать для сбора данных с сотрудников. Это экономит время и усилия на создание новых опросников. Вы можете взять шаблоны для различных типов опросов, таких как удовлетворенность, вовлеченность, стресс или обучение, и адаптировать их под специфику вашей компании.

Перед запуском опроса проверьте его на небольшой группе респондентов. Тестирование позволяет убедиться, что вопросы понятны, релевантны и не вызывают затруднений у сотрудников.

Как провести опрос

Чтобы в опросе поучаствовало как можно больше сотрудников, не надо пускать ситуацию на самотек. Рассмотрим ключевые шаги, которые помогут провести анкетирование работников в организации эффективно и получить полезные данные.

Сообщить сотрудникам

Перед началом опроса сообщите сотрудникам о его проведении. Распространите информацию через электронную почту, корпоративный портал или другие каналы связи. Обязательно объясните цель опроса и его важность. 

Помогите нам сделать нашу компанию лучше – участвуйте в опросе!

Привет, команда!

Мы постоянно ищем способы сделать нашу компанию не только успешной, но и максимально комфортной для каждого из нас. И кто лучше всего поможет нам в этом, если не вы?

Что мы хотим узнать: Нам важно ваше мнение о рабочей атмосфере, условиях труда и возможностях для вашего развития. Это ваш шанс поделиться мыслями о том, что вам нравится, а что мы могли бы улучшить.

Как это будет: Загляните на наш корпоративный портал начиная с понедельника, 10 июля. Опрос займет не больше 10 минут! Участие анонимное, и мы обещаем, что ваши ответы останутся между нами.

Почему это важно: Чем больше ответов, тем точнее мы сможем понять, как сделать нашу работу еще лучше. Ваши идеи и предложения прямо повлияют на будущее нашей компании.

Заранее спасибо за ваше время и за то, что помогаете нам расти и развиваться!

Контролировать процесс

Убедитесь, что все сотрудники получили доступ к опросу и имеют возможность его пройти. Отслеживайте прогресс и напоминайте сотрудникам о необходимости завершить опрос до установленного срока. В период проведения опроса рекомендуем сделать три напоминания:

• Через несколько дней после начала опроса.
• В середине срока проведения опроса.
• За два дня до окончания опроса

Пример сообщения: «Спасибо всем, кто уже прошел опрос. Тем, кто еще не успел, напоминаем, что опрос завершается через два дня.»

Обеспечить поддержку

Дайте сотрудникам возможность задать вопросы и получить помощь по прохождению опроса. Укажите контактное лицо, к которому можно обратиться в случае проблем. Пример сообщения:

«Если у вас возникли вопросы по прохождению опроса, пожалуйста, свяжитесь с [имя контактного лица] по электронной почте [email] или телефону [номер телефона].»

Подробное планирование и контроль процесса проведения опроса помогут собрать точные и полезные данные.

Что дальше: как обработать результаты опроса

Подготовка и проведение опроса — это только первый шаг. Важно правильно обработать и интерпретировать полученные данные, чтобы они принесли реальную пользу. Этот процесс включает несколько ключевых этапов:

1. Соберите данные: После завершения опроса соберите все данные. Проведите первичный анализ, чтобы выявить общие тенденции и основные проблемы. Сгруппируйте ответы по категориям, например, по уровню удовлетворенности или по отделам. Это можно сделать за несколько минут, если вы используете автоматизированные решения. Например, платформу Unicraft. 
2. Проанализируйте результаты: Посмотрите, что результаты говорят о состоянии компании. Например, анализ может показать, что сотрудники в целом удовлетворены условиями труда, но испытывают трудности с рабочей нагрузкой. Сравните результаты с предыдущими опросами, если такие проводились, или с ожидаемыми результатами. Это поможет понять, улучшилась ли ситуация или ухудшилась. Также полезно сравнить результаты с отраслевыми бенчмарками, чтобы увидеть, как ваша компания выглядит на фоне других. Это даст более объективное представление о текущем состоянии и направлениях для улучшения.
3. Разработайте рекомендации: Создайте отчеты с рекомендациями для руководства на основе результатов опроса. Отчет должен включать ключевые выводы и предложенные меры по улучшению. Например, если сотрудники жалуются на рабочую нагрузку, предложите рассмотреть возможности автоматизации процессов или пересмотреть распределение задач
4. Учтите погрешности: При интерпретации результатов учитывайте возможные искажения. Сотрудники могут отвечать неискренне, давая «правильные» ответы. Чтобы этого избежать в будущем, при разработке вопросов избегайте формулировок, которые наводят на ожидаемый ответ.

Действия по результатам опросов

На основании результатов опроса важно принять меры для улучшения условий труда и повышения удовлетворенности сотрудников. Например, если опрос персонала показал, что они непродуктивны из-за устаревшего оборудования, закупите новые компьютеры или обновите программное обеспечение. Если выявлена необходимость в дополнительном обучении, разработайте и внедрите новые тренинговые программы.

Важно. Расскажите сотрудникам о принятых мерах после опросов. Если они увидят, что их мнение имеет значение, это повысит лояльность сотрудников к компании.

Эти шаги помогут вам эффективно обработать результаты опроса, интерпретировать их и принять меры.

4 популярных типа опросов

Правильно подобранные темы для опросов помогают понять настроение коллектива и выявить области, требующие улучшения. Рассмотрим подробнее ключевые типы опросов и их особенности.

Опрос на удовлетворенность работой и условиями труда

Исследования показывают, что довольные работой сотрудники на 20 % продуктивнее, чем недовольные. Опросы удовлетворенности — это метод сбора данных о том, насколько работники довольны различными аспектами своей работы и рабочей среды. Эти опросы помогают руководству понять, какие факторы влияют на удовлетворенность сотрудников, и что можно улучшить для повышения общего морального духа и эффективности работы команды.

Какие вопросы включать в опросы удовлетворенности

Правильный подбор вопросов — важный аспект удачного опроса удовлетворенности. Вот несколько категорий вопросов, которые можно включить:

Условия труда:

• Насколько вы довольны условиями труда в офисе?
• Оцениваете ли вы ваше рабочее место как удобное и безопасное?

Взаимоотношения с коллегами и руководством:

• Как бы вы охарактеризовали отношения в вашем коллективе?
• Довольны ли вы отношением со стороны руководства?

Корпоративная культура и ценности:

• Вы на одной волне с нашими корпоративными ценностями?
• Ощущаете ли вы, что ваш вклад в нашу общую дело не остаётся без внимания?

Совет. Обеспечьте анонимность ответов, чтобы сотрудники могли свободно выражать свои мнения без страха последствий.

Если проведенный опрос показывает низкие результаты удовлетворенности, ее нужно повышать. Инача большая вероятность, что сотрудники будут искать другое место, которое соответствует их ожиданиям. А вам придется искать новых сотрудников.

Опрос вовлеченности и мотивации сотрудников

Исследования показывают, что компании с высокой вовлеченностью сотрудников в 2,5 раза опережают конкурентов по прибыли.

Эти опросы открывают завесу тайны: что на самом деле заряжает сотрудников энергией, какие моменты в работе они ценят больше всего и какие шансы на рост они здесь видят. Опросы лояльности позволяют понять, насколько крепко сотрудники держатся за вашу компанию и хотят ли они продолжать с вами путь в долгосрочной перспективе. Крайне важно также выяснить, как работники воспринимают то, что вы им предлагаете: зарплату, бонусы, возможности для развития и корпоративные ценности.

Мотивация 2.0: как разжечь вовлеченность команды

Какие вопросы включать в опросы вовлеченности и мотивации

Мотивация и интерес к работе:

• Какие аспекты вашей работы вас наиболее мотивируют?
• Чувствуете ли вы, что ваши идеи и предложения учитываются руководством?

Карьерный рост и развитие:

• Видите ли вы перспективы карьерного роста в компании?
• Вдохновляют ли вас возможности развития и обучения?

Приверженность и лояльность:

• Насколько вероятно, что вы порекомендуете нашу компанию как место работы своим друзьям и знакомым?
• Как долго вы планируете работать в нашей компании?

Компенсация и льготы:

• Насколько вы довольны уровнем вашей зарплаты?
• Какие дополнительные льготы или бонусы вы хотели бы видеть в компании?

Высокий уровень вовлеченности и мотивации способствует лучшей производительности, снижению текучести кадров и укреплению корпоративной культуры.

Опрос на уровень стресса и выгорания

По данным сервиса Зарплата.ру, более 70% работников хотят сменить работу из-за стресса. Опросы, направленные на выявление уровня стресса и признаков выгорания, помогают определить, какие факторы вызывают стресс и как можно улучшить состояние здоровья и настроение в коллективе. Эти опросы дают руководству понимание, что нужно изменить для снижения уровня стресса на рабочем месте.

Выгорание на работе: как заботиться об эмоциональном здоровье сотрудников

Совет. Установите периодичность опросов в зависимости от ситуации в коллективе. Если она благоприятная, достаточно мониторить ситуацию раз в год. 

Какие вопросы включать в опросы уровня стресса

Вот несколько категорий вопросов, которые можно включить:

Рабочая нагрузка:

• Как часто вы испытываете стресс на работе? (Часто / Редко / Никогда)
• Считаете ли вы свою рабочую нагрузку справедливой и сбалансированной?

Выгорание:

• Замечаете ли вы снижение интереса к выполнению своих рабочих обязанностей?
• Чувствуете ли вы, что ваши усилия на работе не оцениваются должным образом?

Поддержка и обратная связь:

• Насколько вы чувствуете поддержку от коллег и начальства?
• Как проходит ваше взаимодействие с руководством, когда наступают напряженные моменты?

Личное время и отдых:

• Удовлетворены ли вы количеством личного времени и возможностями для отдыха?
• Чувствуете ли вы, что у вас есть возможность поддерживать баланс между работой и личной жизнью?

Физическое и эмоциональное здоровье:

• Испытываете ли вы физические симптомы стресса (головные боли, усталость)?
• Насколько часто вы чувствуете эмоциональное истощение на работе?

Совет. Обеспечьте частичную анонимность ответов, чтобы сотрудники могли свободно выражать свои мнения, но при это было понятно, в каких подразделениях возникают проблемы со стрессом и перегрузками.

Если проведенный опрос среди персонала показывает высокий уровень стресса и признаки профессионального выгорания, необходимо действовать. Из-за стресса сотрудники чаще допускают ошибки, хуже работают, а в перспективе это может грозить проблемами со здоровьем.

Опросы на потребность в обучении и развитии

Согласно исследованию компании Deloitte, возможность обучения вовлекает персонал на 25 %.

Опросы на выявление потребностей в обучении и развитии позволяют компаниям определить, какие знания и навыки важны для сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свою работу и расти профессионально. Регулярное проведение таких опросов способствует адаптации программ обучения к меняющимся условиям рынка и внутренним требованиям компании.

Развитие персонала: как обучать сотрудников в компании

Какие вопросы включать

Актуальные навыки и знания:

• Какие навыки вы считаете необходимыми для вашей текущей работы?
• Какие новые знания вы хотели бы получить для повышения своей квалификации?

Оценка текущих программ обучения:

• Насколько вы удовлетворены текущими программами обучения в компании?
• Какие аспекты текущих программ обучения вы считаете полезными, а какие требуют улучшения?

Карьерный рост и развитие:

• Какие навыки, по вашему мнению, необходимы для карьерного роста в компании?
• Какие обучающие программы помогли бы вам в достижении ваших карьерных целей?

Форматы обучения:

• Какой формат обучения вы предпочитаете (онлайн-курсы, семинары, тренинги и т.д.)?
• Насколько удобно для вас участие в обучающих мероприятиях, проводимых в компании?

Профессиональные цели и мотивация:

• Какие ваши профессиональные цели на ближайшие 1-3 года?
• Как компания может помочь вам в достижении этих целей через обучение и развитие?

Понимание потребностей сотрудников в обучении и развитии помогает компаниям создавать эффективные программы, которые способствуют профессиональному росту сотрудников и повышению их удовлетворенности работой.