Содержание
Часто новый сотрудник долго погружается в процессы компании, снижая эффективность всей команды. Существенное влияние на скорость погружения оказывает процедура ввода в должность. Или процесс адаптации сотрудника. В статье обсудим как правильно его организовывать.
Переход на новое место работы обычно сопровождается стрессом не только для молодых, но и для опытных специалистов. Не просто включиться в работу, когда у принятого сотрудника мало информации о компании, продукте и своих обязанностях. Поэтому сначала человек проходит адаптацию.
Что такое адаптация
Термин «адаптация» переводится с латинского как «приспособление». Человеческий организм имеет удивительную способность приспосабливаться к условиям внутренней и внешней среды обитания. К примеру, человек повреждает зрительный аппарат и теряет зрение. Организм получает меньше информации из внешней среды. Чтобы восполнить недостающие данные, организм адаптируется и берет больше информации от других органов чувств. Поэтому у слепых людей лучше развит слух, чем у человека с хорошим зрением. Это пример адаптации к условиям внутренней среды.
Аналогичным образом человеческий организм приспосабливается и к внешней среде. Она более изменчивая, чем внутренняя. Если человек переехал с южного региона в северный, сначала он будет тяжело переносить сильные морозы. Но со временем он приспособится и будет чувствовать себя комфортно. В результате адаптации изменяется привычное поведение человека и начинают иначе работать функции его организма. Скорость адаптации индивидуальна для каждого человека. Кто-то перестраивается моментально и с легкостью, а другим может потребоваться больше времени и усилий.
Когда говорят про адаптацию или ориентацию сотрудника в компании, имеют в виду приспособление человека к новым условиям труда. Это процедура, которая помогает ему приспособиться к новой реальности — правилам организации, внутренней экосистеме, взаимодействию с другими участниками.
Кейс: Как обучают новых сотрудников в сети футбольных школ Импульс →
Зачем нужна адаптация сотрудников
Представьте, что организация — это скоростной поезд, который движется со скоростью 200 км/ч. Энергичная команда, которая быстро приближается к общим целям. Чтобы поезд поддерживал такую скорость длительное время, все его детали должны работать слаженно. А в случае с компанией, должны слаженно взаимодействовать все ее сотрудники и внутренние процессы. Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно не замедляя поезд вставить в середину состава новый вагон или же заменить выбывший вагон на новый.
Как поменять вагон на полном ходу поезда и не растерять накопленную скорость бизнеса? Поможет технология корпоративной адаптации.
Адаптацию называют ключевым HR-процессом компании. Благодаря мероприятиям по адаптации в компании происходит 5 заметных изменений:
Первый позитивный опыт в компании
Адаптация помогает усилить внутреннюю мотивацию сотрудника производить продукт и работать именно в этой компании. Когда внутренние стимулы сотрудника совпадают с целями бизнеса, он самостоятельно находит в себе энергию и ресурсы для работы. Формируется лояльность сотрудника к компании.
Сокращение увольнений на испытательном сроке
Когда человек меняет работу, во внешней среде происходит слишком много изменений. Среда становится другой, а значит какое-то время человек будет находиться в состоянии страха и тревоги, пока не привыкнет к новому окружению. Если на данном уровне не поддержать нового работника, его можно потерять.
Не случайно 80% увольнений происходят в первые две недели работы. Человек сталкивается с тем, что ожидания не соответствуют реальности. Такое случается, если сотруднику не передать нужные знания о новой среде обитания. Узнайте, какие есть еще причины увольнений сотрудников.
Фокусировка внимания команды
Сотрудникам передаются цель, стратегия и ценности компании. Если коллектив большой и некоторые отделы между собой не взаимодействуют, важно задать всем одинаковое направление приложения усилий. Чтобы все одинаково понимали, куда идет компания и разделяли ее принципы.
Рост эффективности труда
Профессиональная и организационная адаптация быстро включает сотрудника в работу, при этом не отнимает много времени у руководителей. В результате сотрудник быстрее начинает производить качественный продукт и приносить пользу бизнесу.
Формирование новой системы управления
В процессе выстраивания методики адаптации руководители получают полезные современные знания и инструменты для работы с новыми сотрудниками.
Результатом успешной адаптации становится сотрудник, который комфортно чувствует себя в новой среде. И компания, которая получает нужный продукт от сотрудника в короткий срок.
Обсудим, как составить адаптационное обучение, чтобы сотрудник закрепился в трудовом коллективе и начал помогать компании двигаться к поставленным целям.
Этапы адаптации сотрудника
Обычно построение процесса адаптации входит в должностные обязанности HR-менеджера или другого сотрудника, ответственного за подбор и найм персонала.
Когда сотрудник приходит в новую компанию, он проходит различные этапы погружения в работу и в культуру компании.
Знакомство
Первый этап — это социально-психологическая адаптация. Она начинается знакомством с командой и руководителем. Руководство сообщает всем сотрудникам, что пришел новичок. Задача коллектива — тепло поприветствовать человека. Не менее важный этап — общение с руководителем. Обычно это личная встреча или звонок по видеосвязи, если работа дистанционная. Руководитель знакомит сотрудника с основной информацией о компании, фиксирует цели и задачи на адаптационный период. Сотрудник должен четко понимать, как будет проходить адаптация, из каких элементов она состоит и сколько будет длиться.
Наставничество
За сотрудником закрепляется наставник или куратор, который каждый день поддерживает связь с новичком и ведет его по пути адаптации. В небольших компаниях в лице куратора может быть и сам руководитель. Важно делать частые касания с сотрудником, чтобы он чувствовал поддержку и получал качественную обратную связь в обучении. В качестве помощника можно использовать платформу для обучения Unicraft. Но не перекладывайте на платформу все общение с сотрудником. Новичку важно живое общение с наставником, особенно на удаленной работе. Первое время лучше вести сотрудника «за руку». Это влияет на его адаптацию.
Обучение
В первый рабочий день сотрудник выходит на свое место и проходит базовое обучение. Далее в статье обсудим, какую информацию включить в курс для стажера.
Как составить вводный курс для адаптации
Компания нанимает сотрудника для того, чтобы он производил продукт. Пока сотрудник обучается и не производит продукт, компания неэффективно расходует средства. Следовательно, цель вводного курса — как можно быстрее поставить сотрудника на пост и научить его выполнять работу, чтобы он начал приносить пользу.
С одной стороны нам хочется, чтобы сотрудник производил продукт качественно. С другой — чтобы сотрудник быстро начал работать. Как это объединить? Сформируйте короткий базовый блок с самой необходимой информацией. Быстро изучив ее, сотрудник сможет приступить к работе. Пусть эта работа будет простой, но человек уже сможет приносить пользу — высвобождать чье-то время или закрывать какую-то малую потребность. При этом он будет продолжать учиться и набираться опыта. В некоторых компаниях полноценная адаптация может занимать до года. При этом вводный курс не должен превышать нескольких дней.
Составляя адаптационное обучение, рекомендуем разбить информацию на три основных блока — компания, бизнес-процессы и технология работы на конкретной должности. Если изложить информацию в предложенном порядке, сотруднику будет просто структурировать и усвоить информацию. Обсудим, какие знания важно передать в каждом блоке.
О компании
Во введении важно ответить на стратегические вопросы о компании. Как, куда и зачем идет компания? Какие планы у компании, стратегия, миссия, цели? Как мои цели и планы соотносятся с целями компании?
Рынок. Расскажите, что представляет собой рынок, на котором работает компания. Какую функцию компания выполняет на рынке.
Миссия. Опишите, какая идея лежит в основе компании. К какой глобальной цели вы стремитесь. Сотрудник должен присоединиться к этой цели и тогда она придаст смысл его деятельности. Возрастет его мотивация работать в компании.
Как сформулировать миссию компании →
Продукт или услуги. Расскажите, какие продукты и услуги организация предоставляет клиентам. Какую ценность получает клиент и какие преимущества продукта побуждают его идти именно к вам, а не к конкурентам.
История. Поделитесь историей как появилась и развивалась ваша компания. Расскажите про основные достижения, покажите что компания представляет из себя сейчас.
Идеальная картина будущего/видение. Сотрудники должны понимать, куда и как планирует прийти компания в ближайшее время. Перед глазами должна появиться четкая картина с конкретными показателями.
Ценности и принципы. Компания идет к своим целям, опираясь на базовые правила. В рамках этих правил работники должны существовать и взаимодействовать между собой. Расскажите, какой подход к работе демонстрируют сотрудники вашей компании. Приведите примеры. Убедитесь, разделяет ли человек с вами данные ценности.
Бизнес-процессы компании
Когда сотрудник познакомился с идеологией компании, важно рассказать ему как работает и взаимодействует бизнес изнутри. Какая структура компании? Кто за что отвечает и к кому по какому вопросу идти? Какие тут правила работы, инструменты, процессы, регламенты? Какой продукт производит каждое подразделение?
Структура компании. Расскажите, из каких подразделений состоит ваша компания. Какой ценный конечный продукт производит каждый отдел. Как работает весь бизнес в целом.
Бизнес-процессы. Опишите, в какой последовательности осуществляются основные потоки производства в компании. Какие отделы участвуют в этих процессах.
Коммуникации. Расскажите, как взаимодействуют разные отделы и сотрудники между собой. Какие правила существуют для общения работников с коллегами и с руководством. Какие каналы коммуникации используют сотрудники для передачи информации.
У человека должно появиться понимание, как функционирует система и какую роль в этой системе играет сам сотрудник и его подразделение. Он должен ясно осознать свою роль и прочувствовать значимость своей работы.
Пособие по должности
Когда сотрудник познакомился с идеологией компании и узнал как функционирует бизнес, его следует познакомить с деталями работы конкретно на его должности. В чем суть его работы? Какой результат ожидает от сотрудника компания? Как этот результат измерить? Какую технологию использовать для выполнения своей работы?
Должность. Расскажите, за какие процессы отвечает сотрудник на этой должности. Какое место занимает эта должность в структуре компании.
Продукт. Объясните какой ценный конечный продукт должен производить сотрудник. Если это менеджер по продажам, его продуктом должна быть сделка. Если маркетолог — привлечение целевой заявки.
Навыки и инструменты. Пропишите, какими знаниями, приемами и инструментами важно владеть человеку, чтобы производить продукт с требуемым качеством.
Этапы работы. Расскажите, из каких этапов складывается работа сотрудника. Опишите каждую стадию, чтобы у сотрудника появилось четкое понимание своих действий на рабочем месте.
Целевые показатели. Эффективность работы сотрудника можно измерить по различным показателям — количество звонков, выручка в деньгах или стоимость заявки. Пропишите, на какие показатели должен ориентироваться сотрудник.
В этом блоке сотрудник должен получить полное представление о работе, которую предстоит выполнять именно ему. Если вы планируете создавать адаптационные курсы для продавцов, рекомендуем изучить отдельное руководство по обучению сотрудников отдела продаж.
После вводного адаптационного обучения, развитие сотрудника не заканчивается. Он продолжает получать новые знания и навыки на стажировке, а затем и на регулярном внутреннем обучении компании и периодически проходит повышение квалификации.
Как повысить эффективность адаптации
Важно контролировать эффективность адаптации, заниматься улучшением и совершенствованием ее методов и моделей. Тогда она будет приносить те результаты, которых вы ожидаете. Обсудим, как это сделать.
Собирайте обратную связь
Адаптацию нужно делать не ДЛЯ сотрудника, а ВМЕСТЕ с ним. Вдруг новичку что-то не понравилось, но он постеснялся сказать. Он ушел из компании, а вы так и не узнали почему. Поэтому спрашивайте, как он себя чувствует в компании, что ему нравится, что не нравится. И при необходимости вносите изменения в работу. Своевременная информация поможет сделать анализ, улучшить механизм адаптации и сохранить в организации будущих сотрудников.
Совет. Обратную связь удобно собирать на платформе Unicraft через регулярные отзывы к пройденным курсам.
Контролируйте эффективность
Оценить эффективность обучения можно не только с помощью отзывов. Проводите аттестацию знаний сотрудников, чтобы понимать, какие знания они усвоили. Ставьте конкретные цели критерии с количественными показателями. Обычно их определяют на этапе планирования и разработки программы. Например, срок, когда сотрудник должен впервые произвести полноценный продукт. Метрик может быть много.
Не скупитесь на эмоции
Процесс адаптации должен создавать эмоции и впечатления. Мы живем в эпоху развивающих впечатлений. Это не про технологии или глобализацию, а про впечатления. Именно за ними приходят люди. Эмоции — ценная валюта.
Показывайте собственный пример
Убедитесь, что вы сами транслируете те же ценности, которые доносите до сотрудника. Как вы проводите встречи, как общаетесь с клиентами, как фиксируете результаты. Сотрудник видит эти моменты и начинает повторять.
Теперь вы знаете основные факторы успешной первичной адаптации. Осталось превратить это в реальность! Сделайте это самостоятельно или сэкономьте время и поручите эту задачу специалистам Unicraft.
