Слишком много запросов на обучение: как навести порядок и взять курсы под контроль

Корпоративное обучение развивается вместе с бизнесом. Но зачастую объем задач растет быстрее, чем возможности учебного отдела. По данным опроса 2025 года почти половина L&D-команд признаются, что им не хватает времени и ресурсов, чтобы поддерживать стабильную работу. В статье разберемся, почему нагрузка растет и как перестать работать в режиме непрерывных «пожаров». 

Почему растет нагрузка на отдел обучения

От перегрузки задачами и заявками не застрахованы даже сильные L&D-команды. Причин много, но чаще всего все упирается в три вещи: рост бизнеса, завышенные ожидания и отсутствие понятных правил. Разберем подробнее:

Больше продуктов и процессов — больше задач

Каждое изменение в бизнесе автоматически превращается в заявку на обучение. В компании появился новый продукт, инструмент, документ — нужно объяснить всем сотрудникам, как с ним работать. При этом одно изменение влечет сразу несколько задач.

Например, компания — оператор связи выпускает новый тариф. Что нужно сделать методистам?

• Для продавцов — добавить курс в продуктовую программу с особенностями тарифа и примерами, как презентовать его покупателям.
• Для службы поддержки — обновить инструкцию, чтобы специалисты могли уверенно отвечать на вопросы абонентов.
• Для новых сотрудников — добавить тариф в программу адаптации, чтобы новая информация ложилась в общую картину.

Итого продукт один, а задач для учебного отдела — три. И это только один пример. А еще есть обновления скриптов, новые акции, изменения в законодательстве. В моменте все кажется «мелочами», но постепенно возникает ощущение бесконечного конвейера задач. 

Обучение воспринимается как универсальная «таблетка»

Как только в компании появляется проблема, логично вспомнить про учебный отдел. Клиенты жалуются на просрочку поставок? — Научим менеджеров работать с возражениями. Не соблюдается регламент? — Проведем еще один инструктаж. Сотрудники не выполняют план продаж?  —  Сделаем новый курс для команды. 

Иногда это действительно помогает. Но очень часто корень проблемы в другом:

• поставки задерживаются из-за нехватки транспорта;
• регламент не отражает реальный порядок действий;
• план ставят, не учитывая реальные возможности команды.

Тем не менее запрос приходит именно в учебный отдел. В результате в работу попадают задачи, которые требуют других решений. И это тоже увеличивает нагрузку на методистов.

Подробнее о том, как выстраивать развивающее обучение так, чтобы оно реально помогало бизнесу, — в статье Структура обучения: как выстроить логичный курс.

Нет системы приоритетов

Если у команды обучения нет понятной системы приоритетов, все запросы выглядят одинаково срочными и приходится работать по принципу «что первым пришло — то и делаем». На практике это означает:

• заявки с пометкой «срочно» отнимают все больше времени;
• важные, но не «горящие» темы месяцами откладываются;
• дедлайны постоянно сдвигаются, а уровень стресса растет.

L&D постепенно превращается в диспетчера пожарной службы: команда реагирует на запросы «здесь и сейчас», но при этом не видит общей картины. В итоге процесс выстроен бессистемно:

• курсы создаются и назначаются хаотично;
• единая логика развития сотрудников не выстроена;
• эффективность отдельных программ сложно оценить.

Решение в сложившейся ситуации одно — перейти от бессистемного обучения к плановой работе.

Как взять поток запросов под контроль

Чтобы выйти из режима пожаротушения, важно поменять правила игры. Ниже — шаги, которые помогают заметно упростить работу:

Сделайте единую точку входа для запросов

Хаос начинается уже с того, как заявки попадают в L&D. Часто это выглядит как «открытый микрофон»: любой руководитель или сотрудник может написать в чат, прислать файл на почту или просто сказать на встрече «нам срочно нужен новый тренинг». В итоге методисту сложно понять, как много проектов сейчас в работе. 

Первый шаг — договориться, что все заявки собираются в одном месте. Это может быть отдельный тип задач в трекере или простая таблица, если компания небольшая.

Важно не только назначить единый канал для сбора заявок, но и придерживаться правила: запрос на обучение, который пришел мимо него, не считается поставленным. Иначе система быстро рассыпается и не будет работать.

Разработайте шаблон заявки

Второй момент — содержание самой учебной заявки. Обычно большинство запросов формулируются как готовое решение: «нам нужен онлайн-тренинг», «сделайте слайдовый SCORM», «запишите видео для новых сотрудников». Задача L&D — понять настоящую цель запроса и ожидаемый результат. Помогает короткий блок вопросов:

• Какую бизнес-задачу нужно решить?
• Кто целевая аудитория: роль, подразделение, количество сотрудников?
• Как вы поймете, что проблема решена?
• Сроки и ограничения: когда критично получить результат, с какими рисками для бизнеса связана задержка?

Да, это чуть повышает порог входа, но резко снижает количество «сырых» запросов. Может оказаться, что инструктаж или тренинг  — не единственное и не главное решение проблемы. Например, будет эффективнее изменить процессы или перераспределить обязанности сотрудников. В таком случае обучение либо становится частью общего пакета решений, либо откладывается до прояснения ситуации.

Введите понятные критерии приоритета

Без критериев отбора заявок методисты тратят много времени и сил на оперативные задачи, а по-настоящему важные и нужные темы неделями ждут своей очереди. Чтобы такого не происходило, оценивайте все запросы на создание обучения по нескольким критериям. Например:

• Важность для бизнеса отвечает на вопрос «Как это поможет бизнесу?» Например, изучив особенности нового тарифа, продавцы смогут уверенно консультировать клиентов. Это напрямую влияет на выручку компании.
• Риск показывает, что случится, если не обучить сотрудников  в срок. Например, поменялись условия подключения к сервису. Если продавцы продолжат консультировать по-старому, клиенты получат неверную информацию и количество претензий вырастет — это риск и для репутации, и финансового результата.
• Масштаб: сколько сотрудников компании нужно обучить.
• Обязательность: есть ли законодательное или иное требование к программе.

Когда критерии зафиксированы и понятны всем сторонам, исчезает ощущение хаоса. Учебный отдел четко видит, какие заявки нужно обработать в первую очередь,  и может аргументированно объяснять свои решения остальным сотрудникам. Например:

• Высокая важность, высокий риск, большая аудитория — работаем по заявке в приоритетном порядке.
• Средняя важность, ограниченная аудитория — ставим в план на месяц.
• Низкая важность, нет рисков — возможен отказ или предложение альтернативы.

В итоге единый вход, прозрачные критерии и короткая диагностика делают поток запросов управляемым. Это фундамент, который позволяет команде переходить к следующему шагу — собирать курсы и быстро без потери качества.

Как сократить объем работы и ускорить создание курсов

Когда поток заявок стабилизирован, внезапно обнаруживается простая вещь: значительная часть запросов бизнеса повторяется. Например, постоянно нужны программы по продажам, сервису, работе с новыми продуктами.

Вместо того чтобы каждый раз делать все обучение с нуля, разумнее собрать линейку курсов и работать с запросами через нее. Вот три шага, которые помогают перестроить процесс:

Шаг 1. Определите, какие задачи повторяются

Возьмите заявки за последние 3–6 месяцев и проанализируйте:

• Какие темы встречаются чаще всего?
• Какие роли и уровни сотрудников чаще всего упоминаются?
• В каких случаях вы по факту делали одно и то же, просто немного адаптируя под подразделение?

Чаще всего всплывают задачи:

• адаптация новых сотрудников по ключевым ролям;
• базовые программы по продукту и сервису;
• типовые управленческие навыки;
• обязательные программы по безопасности и регламентам.

Именно эти проекты становятся базой будущего каталога программ. 

Шаг 2. Соберите линейку типовых программ

Следующий шаг — оформить повторяющиеся потребности бизнеса в понятные учебные модули. Для каждой типовой темы стоит зафиксировать:

• цель программы — какую задачу бизнеса она решает;
• целевую аудиторию — для каких ролей и уровней она обязательна, а для кого может быть опцией;
• основные модули или блоки — что точно должно быть внутри;
• рекомендуемый формат — онлайн-модуль, тренажер, вебинар + практика, смешанный формат и т.п.

Так разрозненные модули превращаются в линейку курсов: у вас больше не «десять разных обучений про продукт», а одна программа с понятными вариациями под разные роли.

Подробный алгоритм, как выстроить учебный процесс от цели до результата, дан в статье План запуска обучения сотрудников в компании.

Шаг 3. Привяжите программы к ролям и компетенциям

Чтобы система работала не только на бумаге, важно связать типовые программы с ролями и матрицей компетенций:

• Определите, какие программы обязательны для каждой ключевой роли. Например, «новый продавец розницы», «руководитель группы продаж», «специалист поддержки», «новый сотрудник».
• Отдельно отметьте программы, которые относятся к развитию команды, а не к «минимально необходимому» уровню.
• Зафиксируйте это в матрице компетенций или аналогичном документе и придерживайтесь правила: новые заявки сначала сверяем с каталогом, а уже потом решаем, нужен ли отдельный курс.

В результате команда тратит меньше сил на «ручную сборку», а больше — на проверку качества, адаптацию под сценарии и работу с бизнес-заказчиками. Каталог превращается в живой набор готовых и быстро дорабатываемых модулей.

Но даже при таком подходе остается много ручной работы: собрать материалы от экспертов, разложить их по урокам, выстроить текст и оформить все в единую структуру. Именно здесь особенно заметно, насколько важен следующий шаг — ускорить работу с помощью ИИ.

Автоматизация корпоративного обучения и ИИ

Когда работать приходится в нескольких инструментах, время уходит не только на сами задачи, но и на постоянные переключения: исходные материалы лежат в облаке, текст — в редакторе, изображения — в отдельном сервисе, сборка — в конструкторе. А актуальная версия курса нередко теряется среди черновиков.

На помощь приходит автоматизация корпоративного обучения: инструменты с искусственным интеллектом позволяют собрать весь цикл в одном месте: от постановки задачи до готового курса для LMS.

Как быстро собрать курс

Разберем на примере ИИ-ассистента от Unicraft, как создать курс от начала до конца и как ускорить разработку.

1. Вы задаете цель обучения — ИИ подбирает структуру курса

Вы описываете цель обычным языком. Например: «Нужен курс  для новых менеджеров по продажам. Цель — чтобы они могли провести базовую консультацию, рассказать о линейке продуктов и не путаться в тарифах компании».

ИИ-ассистент опирается на этот запрос и предлагает, в какой логике строить уроки:

2. Вы загружаете исходные материалы — ИИ сам раскладывает их по урокам
Документы, презентации, PDF, видео, даже аудиозаписи — все можно передать системе целиком. ИИ-помощник:

• анализирует полученные материалы,
• делит содержимое на смысловые блоки,
• распределяет их по урокам,
• формирует черновой план курса.

На этом этапе вы сразу видите структуру из уроков и краткое содержание каждого. Это экономит часы ручной сортировки.

3. Вы утверждаете структуру — ИИ пишет тексты уроков

Когда логика курса понятна, ИИ-ассистент переходит к тексту. Он:

• пишет черновики уроков в нужном вам стиле: официальном, нейтральном или дружелюбном,
• оформляет материал: заголовки, карточки, списки, мини-кейсы,
• предлагает вопросы для самопроверки и обсуждения.

Методисту остается самое важное — проверить смысл, уточнить детали и добавить примеры из контекста компании.

4. Вы определяете формат — ИИ создает изображения, видео и подкасты

ИИ-ассистент работает не только с текстом. В том же интерфейсе можно:

• сгенерировать изображения по готовым промптам в копоративном стиле компании,
• записать видео с ведущим-аватаром,
• включить озвучку и получить подкаст-версию урока.

В итоге инструмент с искусственным интеллектом помогает L&D меньше времени тратить на переписывание и сборку, и больше — на то, ради чего отдел обучения существует: планировать развитие сотрудников, выбирать правильные задачи и форматы программ, работать с руководителями и строить устойчивый учебный процесс.

С чего начать

Полностью построить систему развивающего обучения за пару недель невозможно. Но постепенно можно перейти от хаоса к первым ощутимым результатам оптимизации, если двигаться шаг за шагом.

Пример последовательности может быть таким:

1. Ввести единый формат заявки и попросить руководителей использовать только его. Все запросы постепенно переводить в этот формат.
2. Определить простые критерии приоритизации и хотя бы раз в две недели разбирать новые заявки по этим правилам.
3. Разобрать последние месяцы работы: выделить повторяющиеся темы и на их основе собрать типовые потребности бизнеса.
4. Выбрать 1–2 приоритетные темы и с помощью ИИ-инструмента быстро собрать и запустить обновленные версии курсов и программ, чтобы показать бизнесу, как может работать новый подход.
5. Зафиксировать новые правила игры в коротком документе и обсудить их с ключевыми руководителями: как ставятся задачи, как они попадают в план, как расставляются приоритеты.
6. Через три месяца замерить изменения: время обработки запросов, долю типовых решений в общем потоке, нагрузку на команду.

Главное в этом плане — не пытаться охватить все сразу, а шаг за шагом переходить из режима постоянных «подвигов» в режим управляемой системы корпоративного обучения. Тогда обучение на основе запросов перестанет казаться необъятным и станет тем, чем должно быть: понятным инструментом, который поддерживает стратегию компании и не выматывает L&D-команду.