Результат работы удаленной команды зависит от качества коммуникации внутри нее. Поэтому важно знать правила построения удаленной коммуникации, которые решают проблемы контроля и передачи информации сотрудникам.

удаленные коммуникации

Особенности общения удаленных сотрудников

Внутренние коммуникации в компании — это любое общение сотрудников в ходе совместной деятельности. Они могут быть устными (совещания) или письменными (чаты), личными или групповыми. 

Планируя взаимодействия с работниками, важно учитывать особенности дистанционной коммуникации и удаленной работы:

  • Людям не хватает общения, особенно неформального. В личном общении легко завязать диалог и установить контакт с собеседником. А дистанционное общение обычно сходится только к быстрому обсуждению рабочих вопросов
  • Дистанционное взаимодействие не передает эмоции. Человек может искажать эмоциональный посыл, добавляя тексту определенный окрас. Например, написанное сообщение с восклицательным знаком можно интерпретировать как простую выразительность, так и злость
  • У руководителя нет привычного контроля над процессом выполнения задач. Он не может заглянуть в соседний кабинет, чтобы узнать добрались ли подчиненные до работы и чем они заняты. Поэтому он может контролировать только результаты работы

Для выстраивания удаленной коммуникации нужно использовать отдельные методы и инструменты. Рассмотрим их ниже.

6 правил организации дистанционной коммуникации

Обозначьте и зафиксируйте правила общения в коллективе и ознакомьте с ними сотрудников.

Опишите линии коммуникаций

Командное удаленное взаимодействие происходит по определенному маршруту. Если сотрудник хочет получить конкретную информацию, он обращается к соответствующему человеку. Одна из основных задач любой компании — эффективные дистанционные коммуникации на трех уровнях:

  • Сверху вниз, когда руководитель передает инструкции и распоряжения подчиненному
  • Снизу вверх, когда подчиненный передает предложения, планы и отчеты руководителю
  • По горизонтали — коммуникация между сотрудниками

Если по этим направлениям правильно построено общение и каждый работник соблюдает правила, взаимодействие будет быстрым и информативным. Как сделать так, чтобы удаленные работники знали, к кому и по какому вопросу обращаться?

Ознакомить их с организационной структурой. В структуре отражены функции департаментов и отделов, указаны конкретные люди. Если у сотрудника появился вопрос по финансовой части — он обращается в отдел финансов, если технический — в отдел производства. Например, менеджер по продажам проводит оплату клиента. Для этого он напрямую обращается к специалисту финансового отдела, который выставляет счета. 

линии коммуникаций на организационной структуре

Суть правильной коммуникации в том, чтобы не совершать лишних действий. Не перегружать линии коммуникаций коллег сообщениями, которые к ним не относятся. Не создавать заторы из сообщений, которые направлены неверному адресату.

Используйте тематические чаты для общения

Офисные сотрудники находятся в одном пространстве, где общение часто происходит спонтанно. А на удаленке корпоративные мессенджеры помогают воссоздать такую же свободную среду для общения. Чаты — основной способ личного и группового взаимодействия удаленной команды. Как правило, это:

  • Общий официальный чат
    В этом чате сотрудники ежедневно делятся рабочими новостями. Компания победила в конкурсе или менеджер заключил крупную сделку. Вся команда видит, что бизнес растет и развивается.
  • Чаты по направлениям и бизнес-функциям
    Например, все менеджеры отдела продаж вместе с руководителем добавлены в отдельный чат. Там они обсуждают актуальные рабочие вопросы и процессы. В такие же чаты объединяются и сотрудники остальных отделов компании — например, чат поддержки клиентов, маркетинга, рекламы, внешних продаж, контента, разработки и тестирования.

Установите правила общения в чатах

  • Все личные или неудобные вопросы задавайте человеку в личной переписке. А если вопрос касается и других работников, обсуждайте в чате. Тегайте (@) людей в чате, к которым вы обращаетесь, чтобы они увидели и быстро отреагировали.
  • Будьте на связи в рабочее время и оперативно отвечайте на сообщения (до 30 минут). Когда команда работает в офисе, можно подойти к рабочему месту коллеги и обсудить с ним срочный вопрос. А когда сотрудник работает дома, зачастую он не ощущает связь с коллективом. Однако организация остается группой людей, которая работает над предоставлением одной услуги. Поэтому у сотрудников должна быть возможность оперативно взаимодействовать между собой.
  • Если сотрудник увидел сообщение, но не может конструктивно ответить, важно все равно проявить активность. Дать понять человеку, что он видит сообщение и ответит позже. Желательно обозначить, когда сообщение будет обработано, и человек получит ответ. Тогда коллега сможет спланировать свою деятельность.

Совет. Читайте подробней о правилах деловой переписки.

Поощряйте неформальное общение

Удаленная работа разобщает. Если в офисе все чувствуют себя частью единого целого, то на дистанционке зачастую каждый сам по себе. Чтобы сотрудники чувствовали себя вовлеченными в общее дело, нужно стимулировать неформальное общение:

  • Выделите отдельный чат для неформального общения, где сотрудники смогут обсудить любые нерабочие темы. Например, поделиться как провели выходные, прислать смешные фото, рассказать интересные нерабочие истории, возможно записать аудио или видео.
  • Предложите работникам участвовать в онлайн-кофе-брейках. Запланированные короткие видео-созвоны на 20-30 минут помогают компенсировать отсутствие живого неформального общения. На таких встречах важно обсуждать именно нерабочие вопросы в небольших группах. Если беседа не возникает сама по себе, можно предложить конкретные темы с учетом интересов команды — например, как сотрудники совмещают домашнюю жизнь и рабочий процесс, как проводят свободное время. Участие должно быть добровольным. Определите, в какое время у большинства работников минимальная загрузка, чтобы им было удобно подключиться. 
  • Периодически собирайте всю команду в офлайне. Поводом может быть корпоратив, совместное обучение или конференция.
  • Поощряйте сотрудников включать социальные перерывы в свой график. Например, в середине дня человек может потратить час-два на обед с друзьями или на прогулку.

Совет. Интересные идеи для неформального общения онлайн: совместная утренняя медитация для настройки на рабочий день, виртуальный видеотур по домашнему офису, командные онлайн-игры, приготовление любимых блюд, 30-дневные челленджи (изучение английского, правильное питание, спорт). 

Проводите регулярные видео-совещания

Это аналог привычных совещаний или координаций, способ воссоздать личный контакт. Какие встречи можно проводить:

  • По времени: ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные и ежегодные. Например, в компании Unicraft каждый понедельник команда делится результатами за прошлую неделю и планами на следующую
  • По направлениям: это задачи конкретного направления — маркетинга, продаж, разработки или дизайна. В этих встречах участвуют только те сотрудники, которые причастны к этим направлениям
  • По количеству участников: один на один, общекомандные или любое другое соотношение. Например, если переписка между коллегами затягивается, есть смысл созвониться
  • По субъектам: с сотрудниками, партнерами, инвесторами и клиентами

Разграничивайте встречи с разными целями, но не делайте много совещаний. Если человек каждый час отвлекается на общение, сложно сфокусироваться на работе.

Установите правила проведения видео-встреч

  • Перед встречей делайте повестку по вопросам, которые будут обсуждаться. А в процессе обсуждения сразу фиксируйте договоренности и превращайте их в задачи. Простые заметки могут затеряться или долго лежать без дела, а реальные задачи сразу пойдут в работу
  • Начинайте встречи вовремя. Чтобы не забыть о встрече, рассылайте всем участникам напоминания, например в Google Calendar. Там же можно запланировать и регулярные встречи
  • Делайте записи встреч. Так сотрудники смогут пересмотреть важные моменты. А те, кто отсутствовал, посмотреть в записи
  • Включайте камеру. При удаленной коммуникации важно как можно чаще видеть собеседника, чтобы считывать его мимику и жесты. Однако это правило не относится к микрофону. Сотрудники, которые молчат, выключают микрофон, чтобы не создавать помехи
  • Одна встреча — одна тема. У каждой встречи должна быть определенная цель. Не отклоняйтесь от основной темы. Если в процессе обсуждения всплыл важный вопрос, который не касается темы встречи, сразу запланируйте общение по этому вопросу.
  • Ограничивайте встречи — не только по темам, но и по времени. Если встреча продолжается дольше часа, снижается уровень внимания участников, они становятся менее активны.

Совет. Как планировать взаимодействие с работниками из разных часовых поясов? Хорошим решением будет правило общих четырех часов, в диапазоне которых должен находится каждый сотрудник. Именно на этот промежуток можно планировать совместные активности.

Четко фиксируйте задачи

Если офисный работник не понял задачу, он может быстро обсудить все вопросы с командой. На удаленке это сложнее. Задания легко потерять, текстом сложно донести их суть и проконтролировать выполнение. Поэтому нужно использовать технологию правильной постановки задач:

  • Назначить ответственного
  • Объяснить цель выполнения задания, его суть и ожидаемый результат. Обозначить сроки выполнения
  • Уточнить, понял ли задачу сотрудник и достаточно ли у него ресурсов для ее выполнения
  • Зафиксировать задание в письменном виде. Например, в общем планировщике задач, с помощью которого можно контролировать выполнение

Совет. Читайте подробней о постановке задач сотрудникам.

Будьте приветливыми и вежливыми

Следите за тем, чтобы ваше сообщение было интерпретировано правильно. Используйте смайлики. Всегда приятно вести диалог с приветливым человеком, который делится хорошим настроением и энергией. С таким человеком хочется взаимодействовать и не возникает мысли избегать общения. А чем сильнее коммуникации между людьми, тем выше эффективность работы и тем быстрее развивается компания. 

И наоборот, когда люди недовольны друг другом, некоторые области компании перестают нормально взаимодействовать. В компании возникают проблемы в коммуникациях. Нужные сообщения перестают доставляться вовремя правильным людям. Происходят заторы задач, копятся нерешенные вопросы и нарастает негатив. В конечном счете это приводит к потере дохода и замедлению роста бизнеса.

Лучшие инструменты для удаленной коммуникации

В интернете много сервисов, которые упрощают удаленную коммуникацию. Рассмотрим самые удобные.

Инструменты для хранения и передачи информации

Такие программы для удаленной работы используются для хранения документов компании, учебных материалов, договоров и заметок.

доска Miro

Miro

Интерактивные доски Miro удобно использовать для коллективной визуализации различных процессов. Можно создавать интеллектуальные карты, диаграммы и сложные структуры. Для этого создаются рабочие группы, участники которой могут одновременно работать в Miro над текущей задачей.

хранилище google docs

Google Docs

Облачное файловое хранилище, структура которого напоминает хранение файлов на компьютере. Главное преимущество – простота создания иерархии документов и возможность совместной работы над ними. В работе удобно фиксировать идеи в google-таблицах, а документы в google docs. 

платформа Unicraft

Онлайн-платформа Unicraft

Современный и удобный сервис для хранения и передачи знаний. Позволяет проконтролировать, с какой информацией ознакомился сотрудник и насколько хорошо он усвоил изученный материал. Помогает поддерживать общее информационное пространство – сообщать новости компании, обучать новинкам ассортимента, проводить адаптационное и постоянное обучение.

Инструменты для постоянного общения

Корпоративные мессенджеры позволяют оставаться на связи и оперативно решать рабочие вопросы.

мессенджер Телеграм

Telegram

Для общения в чатах удобно использовать Телеграм. Он позволяет объединять несколько чатов в одну папку. Это бесплатная программа, у которой есть как мобильное приложение, так и компьютерная версия. Они синхронизируются между собой.

Мессенджер Slack

Slack

Корпоративный мессенджер, который позволяет создавать каналы с большим количеством комнат, регулируя доступ разных сотрудников к разным комнатам. Большой упор сделан на безопасность и интеграцию с другими онлайн бизнес-сервисами.

сервис Discord

Discord

Сервис похож на Slack, но с фокусом на создание голосовых чатов. Члены команды могут быстро перемещаться между комнатами и общаться в них голосом.

Инструменты для онлайн-встреч

В данном случае имеются в виду приложения для общения, с помощью которых можно проводить онлайн-встречи, записывать их, а также транслировать свой экран.

программа zoom

Zoom

Популярная программа для видео-встреч. Может поддерживать до 1000 участников. Есть демонстрация экрана, можно записать и сохранить любой сеанс. Позволяет использовать изображения в качестве заднего фона участника конференции. Похожая альтернатива — Skype.

платформа Microsoft Teams

Microsoft Teams

Корпоративная платформа, объединяющая в рабочем пространстве чат, телефонные звонки и конференции. Можно записать любое видео или аудио вызов. Доступен бесшовный обмен файлами и экранами, который могут контролировать другие участники.

программа google hangout

Google Hangout

Программа для видеоконференций и мгновенного обмена сообщениями. Ее не нужно устанавливать на рабочий стол. Есть интеграция с облачными сервисами Google. Можно записать любое видео и перевести аудио в текстовый формат.

Инструменты планирования задач

Ниже мы рассмотрим три популярных сервиса планирования задач разного уровня сложности.

планировщик Jira

Jira

Отлично подходит для сложных проектов с фокусом на разработку. В Jira вшиты разные шаблоны досок для планирования задач с четкой структурой. На одной доске можно разложить по этапам процесс выполнения задачи. К доске подключаются сотрудники и работают над ней. Выполненные задачи удаляются автоматически.

планировщик Trello

Trello

Более упрощенный вариант Jira. Он предоставляет больше свободы для проектов, в которых менее 10 задач. Главный экран — это пустой холст, который можно заполнить различными списками и карточками для представления рабочих процессов. Нужно вручную чистить доску от выполненных задач.

Asana

Золотая середина между Trello и Asana. Asana полагается на списки, которые уже имеют определенную структуру, организованную для каждого проекта. Сервис актуален, если вы работаете над проектами среднего размера, в которых более 10 задач. Для больших проектов может не подойти.

Вывод. Качество коммуникации в компании влияет на два важных фактора бизнеса — это продуктивность и инновации. Продуманная система внутренних коммуникаций поможет выстроить социальные связи в коллективе даже на удаленной работе.

Вам будет интересно

обучение в кризис

Особенности обучения сотрудников в период кризиса

должностные инструкции

Как разработать должностную инструкцию по шагам

мотивация сотрудников

Мотивация персонала: почему сотрудники не хотят работать

Перейти на главную блога

Оставьте комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.

Получите бесплатную консультацию по выбору обучающей платформы

Или позвоните по телефону +7 (495) 532-69-02