Как правильно планировать деятельность в бизнесе

Планирование не приносит результата? Проблема чаще не в самих планах, а в том, как их составляют и реализуют. В этой статье разберём, как правильно планировать деятельность в бизнесе, чтобы планы действительно работали и приносили результат.

Зачем планировать работу

Если у компании есть цель, значит нужен план ее реализации. Специалисты могут тратить одинаковое количество времени на работу, но одни достигают поставленных целей, а другие нет. Почему? Результат зависит не только от того, сколько усилий они прикладывают, но и куда их направляют. Чтобы добиться высоких результатов, нужно расставить приоритеты и день за день направлять свои усилия с учетом степени важности задач. А значит сотрудникам нужен инструмент, который позволяет в течение длительного времени удерживать внимание на выбранных приоритетах, не отклоняясь.

Планирование — это способ эффективного распределения ресурсов, который помогает качественно выполнять задачи, улучшать результаты и достигать поставленных целей. Это одна из основных функций настоящего руководителя. Он сначала ставит цели, затем разрабатывает план для их достижения, организует процессы, мотивирует сотрудников и контролирует исполнение. Если убрать хотя бы одну функцию, вся система перестанет работать.

Задачи и функции планирования:

• Фокусирует внимание команды на целях компании, для достижения которых составляются планы
• Упорядочивает и координирует деятельность всех отделов и сотрудников, чтобы было понятно какой результат работы и в какие сроки ожидать от коллег
• Улучшает эффективность работы. Руководители могут контролировать выполнение планов, фиксировать и анализировать результаты работы

Планы срываются не из-за плохих таблиц, а из-за нехватки навыков: самоорганизации, фокуса, умения договариваться. Закажите разработку курсов по софт-скиллам — под задачи вашей команды. Это вложение вернётся ростом эффективности.

Чтобы план действительно работал, важно учитывать три уровня. Именно о них пойдёт речь дальше.

Три главных уровня планирования

Планирование в компании — это не единый список задач на всех. Оно работает на разных уровнях: от общей стратегии до ежедневных действий сотрудников. Каждый уровень отвечает за свою задачу. Если хотя бы один из них выпадает, система рассыпается.

Разберём, как работает каждый уровень и в чём его роль:

• Стратегическое. Это самый высокий уровень. Здесь руководители формулируют цели компании на год, три или пять лет вперёд. На этом этапе важно не просто задать направление, но и определить приоритеты: на каких продуктах, рынках или сегментах стоит сосредоточиться.
• Тактическое. Следующий уровень — перевод стратегии в конкретные программы и проекты. Здесь уже работают руководители подразделений: они определяют, как именно их отделы будут реализовывать стратегические цели.
• Оперативное. Это ежедневная организация задач на уровне команд и отдельных сотрудников. Главная цель — распределить конкретные действия во времени так, чтобы они вели к реализации тактических и стратегических задач.

Все три вида планирования взаимосвязаны. Стратегические планы влияют на тактические, а тактические на оперативные. Планирование всегда начинается со стратегического уровня — сначала определяют цели, затем под них разрабатывают тактические и операционные планы. Без стратегии тактика и действия теряют смысл.

Стратегическое планирование: мыслим шире

Стратегия задает долгосрочные цели и направление развития компании. Это компас для решений, принимаемых на всех уровнях организации. Стратегический план разрабатывается раз в 5-6 лет, но может обновляться и чаще. Например, если компания быстро развивается, или если быстро меняется ситуация на рынке.

Стратегическое или перспективное планирование состоит из трех основных этапов:

1. Собрать аналитические данные
2. Разработать стратегию
3. Детализировать ее с помощью тактических планов

Рассмотрим первые два шага.

Сбор аналитических данных

Прежде чем приступать к планированию, соберите сведения о текущем состоянии компании — о ее внутренней и внешней среде. Для этого удобно воспользоваться SWOT (ССВУ) техникой — сильные стороны, слабые стороны, возможности, угрозы. Ответьте на вопросы:

• Что сейчас хорошо получается у компании и выделяет на фоне конкурентов? 
• Чего не хватает вашей компании и чем конкуренты лучше вас? Каких изменений хотят клиенты от продукта или услуги?
• Какие есть возможности на рынке и как их можно реализовать? 
• Какие есть угрозы? Что может привести к сокращению вашей доли рынка — некоторые конкуренты, недовольные клиенты?

Для полноты ответов опросите участников разных сторон бизнеса — сотрудников, клиентов, инвесторов и руководителей.

Разработка плана

Принимая во внимание текущее состояние бизнеса, спланируйте в какое состояние вы хотите попасть. Поставьте долгосрочные цели. При этом учитывайте миссию и ценности компании, они подскажут в каком направлении двигаться. Результатом стратегического планирования должен стать конкретный план действий.

Разработкой стратегии удобно заниматься не только в стандартных таблицах, но и с помощью визуальных элементов. Например, интеллектуальные карты mindmap позволяют создавать диаграммы и схемы в виде древовидных структур. Многие советуют визуализировать готовую стратегию компании на картинках или плакатах. И это действительно работает. Когда сотрудники ежедневно смотрят на коллаж, они направляют внимание на цели и выдерживают правильные приоритеты.

Тактическое планирование: сужаем видение

В отличие от стратегического плана, тактический план должен фокусироваться на исполнении и реализации. Он составляется на полгода-год, и показывает как команда будет месяц за месяцем реализовывать стратегические цели. Для этого нужно сузить стратегические цели до подразделения или группы сотрудников. И создать отдельные планы для ключевых направлений — маркетинг, финансы, производство, продажи и т.д. 

Что важно указать в тактическом плане:

• Какие цели нужно достигнуть в ближайшем будущем
• Какие ежедневные задачи нужно выполнять, чтобы достичь этих целей
• Кто будет отвечать за эти задачи
• Какие ключевые показатели эффективности нужно преодолеть и в какие сроки
• Какой бюджет и другие ресурсы потребуются для реализации плана

Например, стратегическая цель компании — выйти на новый рынок. Главная задача HR-отдела для достижения этой цели — обеспечить компанию компетентными кадрами в новой сфере. Тогда тактический план будет включать задачи когда, кого и в какой последовательности нужно нанимать, чтобы укомплектовать все отделы.

Совет. Составьте отдельные тактические планы по развитию и оптимизации подразделений. Система планирования развития необходима, чтобы отделы развивались не хаотично. Для этого ответьте на вопросы — как будет меняться и расширяться состав отдела, как можно повысить эффективность сотрудников. Например, внедрять новое ПО, проводить обучение.

Оперативное планирование: детализируем

Оперативные планы помогают достигать тактических и стратегических целей. По праву этот вид планирования считается самым важным. Если не выполняются оперативные планы, то цели более высокого уровня так и останутся целями. Только 26 % сотрудников понимают, как их ежедневные обязанности связаны с целями предприятия. Правильное бизнес планирование проясняет все вопросы.

Оптимальным отчетным периодом считается неделя. Задача сотрудников — научиться составлять план на неделю, чтобы выполнялись все запланированные задачи. А задача руководителя — контролировать выполнение планов подчиненных и ставить себе недельные планы. Правильная форма плана делает за руководителя много работы и развивает ответственность сотрудников.

В недельном плане важно указать четыре составляющие: целевые метрики, описание задач, конечный продукт, затраченное время.

Целевые метрики

Планирование в организации начинается с постановки целей и описания целевых метрик, которые следует достичь за неделю. Метрики — это четкие количественные характеристики, которые детализируют и описывают цель должности. Например, метриками менеджера могут быть доход от клиентов и количество договоров. 

Как установить метрики? В некоторых компаниях сначала оценивают сколько получится сделать за неделю, а потом ставят цифру. Но планировать следует в обратной последовательности — сначала человек решает сколько нужно сделать, а потом думает как это реализовать. Чтобы результаты работы постепенно росли, важно каждую неделю повышать планку — планировать немного больше, чем было сделано за прошлую неделю. Но не в 10 раз, а, например, на 1%. Тогда человек сможет спланировать способы достижения такого результата.

Описание задачи

Главный ориентир в составлении списка задач — целевые метрики на неделю. Какие задачи нужно выполнить для достижения целевых метрик? Кроме этого, список дополнят задачи из стратегических и тактических планов, если они уже есть. Отдельным блоком можно выделить регулярные задачи. Например, координации и составление еженедельного плана.

Сколько задач должно быть в плане — лучше много или мало? Чтобы определить количество задач, нужно зафиксировать этапы и время их выполнения. Например, если стоит задача провести встречу с клиентом, многие забывают запланировать подготовку к этой встрече. В любом случае следует оставлять пустые строчки для незапланированных задач, которые могут появиться в течение недели.

Затраченное время

Каждый может оценить сколько времени занимает та или иная задача, если он выполнял ее ранее. Но, как правило, сотрудники слишком оптимистично подходят к планированию времени, поэтому проваливают планы. В этом деле лучше быть умеренным пессимистом. Если нет опыта в выполнении задачи, нужно закладывать больше времени, чтобы был запас.

Общее количество часов недельного плана не должно превышать 60-70% от всего рабочего времени. Например, если сотрудник работает 40 часов в неделю, то в его плане должны стоять задачи примерно на 25-30 часов. Но бывают должности, где сотрудник не может планировать все свое время. Например, менеджер по входящим обращениям не влияет на то, сколько звонков он получит. Тогда нужно посчитать какой процент времени в среднем занимает обработка звонков. Например, 40%. Все остальное время можно планировать.

Конечный продукт

Конечный продукт — это определенный, ясный и достижимый результат выполнения задачи. Формулируя новую задачу, нужно задать себе вопрос — какой результат я ожидаю получить, зачем мне его получать и как я его распознаю? Например, зачем делать презентацию продукта? Чтобы вызвать интерес у клиента. Это и есть ценный продукт. А как понять, что интерес вызван? Получить несколько вопросов от клиента. Такая осознанность в работе дает дополнительную мотивацию сотруднику. И это работает для любого дела и за пределами работы.

Пример готового недельного плана:

Как работать с планами на неделю

Сотрудник самостоятельно составляет план в конце недели и отдает руководителю на согласование. На что обращать внимание руководителю при проверке планов сотрудников: 

• Целевая метрика больше, чем результат за прошлую неделю
• В задаче описан ясный и достижимый продукт, который приближает к целевой метрике
• Реалистичное время выполнения задач. Суммарное время задач не превышает 70% рабочего времени сотрудника
• Понятно какие задачи будут сделаны в ближайший день

В течение недели руководитель может повторно проверять планы сотрудников и актуализировать их — добавлять новые задачи или контролировать выполнение запланированных. План всегда должен соответствовать реальности. Даже если изначально не совсем точно спрогнозировали задачи, их можно менять.

Конечно, есть вероятность потерпеть поражение в выполнении плана. Но если такой план не составить, нет даже шансов на успех. Сотрудник не будет искать способы улучшить результаты работы.

Как внедрить систему планирования

Чтобы планирование действительно работало, важно внедрять его последовательно, с учётом специфики компании, привычек сотрудников и задач бизнеса. Ниже — основные принципы, которые помогут выстроить систему.

Начинайте сверху

Планирование начинается с руководителя. Если сам руководитель не планирует свои задачи и не делится планами с командой — сотрудники тоже не будут. Заведите привычку составлять недельный план, обсуждать его с коллегами и отслеживать прогресс. Этот пример задаёт ритм и направление для всей команды.

Делайте это постепенно

Не нужно сразу вводить сложные регламенты и таблицы. Начните с простого: научите сотрудников ставить 2–3 приоритетные цели на неделю и планировать шаги по их достижению. Постепенно добавляйте детализацию, аналитику, контрольные точки. Это поможет команде не испугаться нового подхода.

Помните о гибкости

Планы не высечены в камне. Обстоятельства меняются, и система планирования должна это учитывать. Поэтому обучайте сотрудников не просто «вписывать задачи в таблицу», а адаптироваться к изменениям, корректировать цели, договариваться друг с другом.

Давайте сотрудникам обратную связь

Недостаточно просто собрать планы. Руководитель должен комментировать, уточнять, задавать вопросы: «А как ты поймёшь, что достиг цели?», «Что можно улучшить?». Такие вопросы помогают развивать ответственность и критическое мышление.

Сделайте планирование видимым

Планы должны быть зафиксированы — в трекере, таблице, обучении приложении или даже на доске. Главное, чтобы они были перед глазами. Самый простой способ — встроить планы в обучение. Например, загрузить стратегические и тактические ориентиры в курс по планированию, где каждый сотрудник:

• Узнаёт, куда движется компания и чем может помочь на своём уровне
• Осваивает инструменты оперативного планирования

На платформе для онлайн-обучения удобно размещать и обновлять актуальные планы:

Вывод. Цель планирования заключается в том, чтобы определить наилучший способ достижения поставленных целей в определенный промежуток времени. Теперь вы знаете основы планирования деятельности в бизнесе. Используйте описанные методы планирования для составления стратегических, тактических и оперативных планов.