Какую программу выбрать: сравнение облака и коробки

Современный бизнес идет в сторону автоматизации многих процессов — формирование отчетности, бухучет, обучение сотрудников, работа с клиентами… Везде задействовано то или иное программное обеспечение. Какое решение выбрать — облако или коробка?

Сегодня есть два основных способа поставки программного обеспечения (ПО):

• Box — коробочная версия. Клиент один раз платит за программный продукт и устанавливает его на свое устройство.
• Cloud — облачная версия. Клиент получает доступ к программе через интернет, до тех пор пока оплачивает подписку и вносит регулярные платежи.

В этой статье рассмотрим особенности каждого формата. И начнем с самих понятий.

Что такое коробочный продукт

В 90-х годах не было глобального интернета, поэтому большинство программ для компьютеров продавалось на CD или DVD-дисках в пластиковых коробках. Первые версии операционных систем, офисных программ и игр предоставлялись в «коробке». Такое ПО полностью передается покупателю в момент продажи и устанавливается на его устройстве. Подобный способ поставки ПО назвали коробочным решением, box-версией или on premise (в переводе с англ. «локально»).

Чтобы установить коробочный продукт на свое устройство, нужен достаточно мощный компьютер — сервер. Серверы позволяют хранить и быстро обрабатывать большое количество данных. В наше время многие компании продолжают использовать коробочные решения, если у них есть возможность купить или арендовать сервер. Собственные серверы могут сформировать локальную сеть предприятия, которая предоставляет всем сотрудникам совместный доступ к данным, программам и оборудованию.

Если своих серверов нет, их можно арендовать или воспользоваться облачными решениями.

Что такое облачный сервис

Облако (Cloud) означает не только странную серую массу в небе. Это сеть серверов, доступ к которым предоставляется пользователям через интернет. Используя термин «облако» разработчики пытались помочь пользователям понять, что вычисления и хранение данных происходит не у них дома на компьютере, а где-то далеко в чужом центре обработки данных, в «облаках». 

Удаленные серверы расположены в специализированных дата-центрах по всему миру. Это отдельные здания, заполненные серверным оборудованием. Провайдеры обслуживают облачное хранилище и сдают эти мощности в аренду клиентам. Поэтому пользователи могут получить доступ к серверам за определенную плату. Им не нужно устанавливать программу на свои устройства, достаточно просто открыть браузер и попасть на нужный сайт.

Разновидности облачных услуг

Различают три вида услуг, которые предоставляют облачные сервисы:

• IaaS — Infrastructure as a Service, инфраструктура как услуга. Означает аренду «железа» или серверов с определенными мощностями. Покупатель получает доступ к виртуальным серверам и размещает там свои программы. Например, компания может не покупать серверы для размещения коробочного ПО, а заплатить за их аренду.
• PaaS — Platform as a Service, платформа как услуга. Это доступ к операционным системам, а также платформам для разработки и тестирования программ.
• SaaS — Software as a Service, программное обеспечение как услуга. Клиент получает доступ к готовым приложениям, которые размещены в интернете и доступны онлайн. Ее альтернативой является on-premise.

Большинству компаний пригодятся именно SaaS, потому что остальные услуги предназначены не для обычных пользователей, а для системных администраторов и разработчиков.

Облачные SaaS-программы помогают решать практически любые задачи бизнеса:

• В облачном сервисе Google Disk все пользователи могут подключиться к общей базе данных и воспользоваться размещенными документами. В отличие от коробочного Microsoft Office
• Через облачную CRM-систему amoCRM сотрудники могут получать заявки и выстраивать поэтапную работу с клиентами
• Облачная платформа для онлайн обучения Unicraft позволяет хранить огромную базу корпоративных знаний, распределять доступ к ней между сотрудниками и контролировать учебный процесс на платформе.

Пока пользователь оплачивает услугу — он имеет доступ к программному обеспечению и может им пользоваться для решения своих задач. Если пользователь не заплатил за следующий месяц, доступ к функционалу блокируется.

Какое ПО лучше выбрать пользователю

Многие поставщики программного обеспечения предлагают клиентам как облачное, так и коробочное решение. Например, Unicraft. Поэтому компания может выбрать тот формат, который подходит именно ей. Но чему отдать предпочтение?

Да начнется бой «cloud vs on-premise». 

Преимущества Cloud

• Небольшие платежи. Клиенту не нужно закладывать крупную сумму для покупки ПО. Он регулярно оплачивает сравнительно небольшую сумму, и в любой момент может отказаться от услуг. Такая модель позволяет внедрить облачный сервис в бизнес за короткий срок и с минимальными расходами.
• Скорость запуска. Поставщик предоставляет ПО на мощных серверах, которые обеспечивают высокую скорость и безопасность. Не нужно закупать свои серверы и тратить время на развертывание ПО. Клиент быстро регистрируется в программе и начинает ее использовать. 
• Удаленный доступ. Пользователи могут быстро получить доступ к программе через интернет. Удаленный доступ повышает мобильность сотрудников.
• Обновление функционала. Как правило, профессиональная команда поставщика каждый день работает над улучшением программы. Разработчики ПО думают наперед и собирают обратную связь. Даже если сейчас там не хватает какого-то функционала, есть вероятность, что он скоро появится.
• Помощь по техническим вопросам. Не нужно нанимать техспециалистов или обращаться к ним для решения технических проблем. Если у пользователя возникнут сложности с ПО, с ним свяжется техническая поддержка поставщика, и проконсультирует по всем вопросам. 

Недостатки Cloud

• Итоговая стоимость. За несколько лет может «набежать» внушительная сумма. В долгосрочной перспективе клиент заплатит больше за использование программы, чем если бы предпочел купить коробочную версию.
• Утечка данных. Клиент должен быть уверен в своем поставщике, чтобы хранить на его сервере всю информацию своего предприятия. Сохранность данных может быть под угрозой. А в ряде случаев могут просто ограничить доступ к ПО. Например, в 2022 году многие иностранные поставщики программного обеспечения ограничили доступ к их продуктам на территории России из-за санкций.
• Ограничение функционала. Как правило, у пользователей нет доступа к коду программы, поэтому они не могут сделать персонализированные доработки. Любые предложения по изменению функционала должны быть одобрены и разработаны поставщиком. Так, например, разработчики платформы Unicraft не только регулярно добавляют улучшения по своему плану, но и разрабатывают новые функции по заказам клиентов.
• Привязка к интернету. Если у пользователя не работает интернет, программа не будет доступна и он не получит доступ к своим данным, пока не восстановит связь.

Преимущества Box

• Выгода на дистанции. В долгосрочной перспективе заплатить один раз за ПО выгоднее, чем оплачивать каждый период.
• Безопасность данных. Доступ к данным внутри ПО находится только у покупателя и у тех пользователей, которые подключены к серверу. Это гарантирует их безопасность и полный контроль, если клиент позаботился о безопасности серверов.
• Доработка программы. Приобретая коробочную версию, покупатель по сути получает программу в собственность. Теперь он может модернизировать ее и адаптировать под свои задачи, с помощью штатных разработчиков или подрядчиков.

Интересно. Изучите требования к серверу для установки Box-версии программы Unicraft. 

Недостатки Box

• Высокая стоимость. Полная стоимость программы может быть неподъемной для небольших компаний, ведь она покупается раз и навсегда. И большая сумма на старте не гарантирует, что после оплаты не будет расходов на разработку дополнительного функционала или покупку улучшений у поставщика. 
• Покупка серверов. Для установки коробочной версии нужно купить или арендовать мощный сервер и потратить много времени на разворачивание программы. Важно обеспечить безопасность сервера, чтобы к его данным могли получить доступ только пользователи локальной сети предприятия.
• Нет удаленного доступа. Если сотрудники могут получить доступ к ПО только из офиса, это не всегда удобно. Например, во время пандемии 2020 года сотрудники были отрезаны от офиса и локальной сети, поэтому многим компаниям пришлось экстренно внедрять облачные решения.
• Неповоротливость платформы. Чаще всего функционал программного обеспечения ограничивается первоначальной версией. Обновления выходят редко, а иногда и за дополнительную плату. Поэтому, если компании нужны улучшения программы, придется оплатить работу программистов. 

Вывод. Программное обеспечение следует подбирать в соответствии с финансовыми возможностями компании и планируемым сроком его эксплуатации. Как правило, коробочные продукты чаще покупают крупные компании и государственные структуры, которым важны уникальные функции или усиленная защита данных. А малый и средний бизнес предпочитает облачные решения за скорость внедрения, удаленный доступ и невысокую регулярную оплату.

Раздел для разработчиков ПО: особенности box и cloud для поставщиков

Ваша компания планирует разработку программного обеспечения и решает как предоставить ПО? Многие компании предпочитают предоставить обе версии — box и cloud. Рассмотрим особенности этих моделей в разрезе трех критериев: доход, серверы и безопасность, команда.

Особенности Cloud

• Доход. Клиенты охотнее соглашаются платить небольшую сумму за подписку на месяц или год, чем оплатить полную стоимость ПО. Такой подход быстро распространяет программу и дает постоянный приток средств. А если клиент будет использовать ПО много месяцев, компания получит больше, чем при одноразовой продаже. Но если он уйдет после первого месяца использования ПО, компания получит меньше прибыли.
• Серверы и безопасность. Компания не предоставляет клиентам код своей программы, а значит может обезопасить свои данные и избежать появления пиратских версий в сети. Но компания покупает и арендует серверы, мощность которых должна выдерживать большое число пользователей. Это внушительные расходы.
• Команда. Компании необходимо держать в штате специалистов техподдержки, которые будут помогать клиентам с текущими сложностями и мотивировать на продолжение использования сервиса. Их основная задача — собирать оплату за последующие периоды.

Особенности Box

• Доход. Клиент единоразово платит полную сумму за продукт, поэтому компания гарантированно получит фиксированную оплату. Однако не все покупатели готовы единоразово оплатить полную сумму, поэтому сложнее сподвигнуть клиента на оплату, а значит увеличивается цикл сделки. И еще сумма дохода с одного покупателя ограничена стоимостью ПО. Чтобы получить больше денег, некоторые компании вводят дополнительные услуги или платное расширение функционала.
• Серверы и безопасность. Клиенты разворачивают коробочную версию на собственных серверах, поэтому не нужно оплачивать большие вычислительные мощности. Однако, предоставляя покупателям коробочную версию программы, компания передает дистрибутив — файлы программы. Недобросовестные клиенты могут выложить в сеть пиратские версии. Зачем каждому пользователю отдельно платить за ПО, если можно заплатить один раз и пользоваться всей страной.
• Команда. У компании нет необходимости в постоянном найме/обучении/работе команды технической поддержки клиентов.

Вывод. Каждая компания самостоятельно принимает решение о том, на каких условиях предоставлять свой продукт. Эти бизнес-модели могут отличаться в разных компаниях, даже если принята подобная схема — cloud или box. Поэтому рекомендуем не ограничиваться стандартными схемами, а предоставлять продукт на любых условиях. Например, компания Unicraft предоставляет клиентам платформу для онлайн обучения в двух форматах — saas и onpremise. Команда специалистов помогает покупателям развернуть установить ПО на их сервер и решить все технические вопросы. Разработчики обновляют не только облачную версию платформы, но и коробочную.