Содержание
Часто новый сотрудник долго погружается в процессы компании, снижая эффективность всей команды. Существенное влияние на скорость погружения оказывает процедура ввода в должность, или процесс адаптации сотрудника. В статье обсудим как правильно его организовывать.
Переход на новое место работы обычно сопровождается стрессом не только для молодых, но и для опытных специалистов. Не просто включиться в работу, когда у принятого специалиста мало информации о компании, продукте и своих обязанностях. Поэтому сначала человек проходит адаптацию.
Что такое адаптация
Адаптация сотрудника в компании или онбординг — это этап в системе управления персоналом, который нужно пройти новому специалисту, чтобы быстрее приспособиться к коллективу и начать продуктивно работать, принося организации прибыль.
Термин «адаптация» переводится с латинского как «приспособление». Человеческий организм имеет удивительную способность приспосабливаться к условиям внутренней и внешней среды обитания. К примеру, человек повреждает зрительный аппарат и теряет зрение. Организм получает меньше информации из внешней среды. Чтобы восполнить недостающие данные, организм адаптируется и берет больше информации от других органов чувств. Поэтому у слепых людей лучше развит слух, чем у человека с хорошим зрением. Это пример адаптации к условиям внутренней среды.
Аналогичным образом человеческий организм приспосабливается и к внешней среде. Она более изменчивая, чем внутренняя. Если человек переехал с южного региона в северный, сначала он будет тяжело переносить сильные морозы. Но со временем он приспособится и будет чувствовать себя комфортно. В результате адаптации изменяется привычное поведение человека и начинают иначе работать функции его организма. Скорость адаптации индивидуальна для каждого человека. Кто-то перестраивается моментально и с легкостью, а другим может потребоваться больше времени и усилий.
Зачем нужна адаптация сотрудников
Представьте, что организация — это скоростной поезд, который движется со скоростью 200 км/ч. Энергичная команда, которая быстро приближается к общим целям. Чтобы поезд поддерживал такую скорость длительное время, все его детали должны работать слаженно. А в случае с компанией, должны слаженно взаимодействовать все ее работники и внутренние процессы. Когда в организацию приходит новый сотрудник, нужно не замедляя поезд вставить в середину состава новый вагон или же заменить выбывший вагон на новый.
Как поменять вагон на полном ходу поезда и не растерять накопленную скорость бизнеса? Поможет технология корпоративной адаптации.
Адаптацию называют ключевым HR-процессом компании. Благодаря мероприятиям по адаптации в компании происходит 5 заметных изменений. Вот основные задачи адаптации персонала:
Первый позитивный опыт в компании
Быстрая адаптация на новом месте помогает усилить внутреннюю мотивацию работника производить продукт и работать именно в этой компании. Когда внутренние стимулы человека совпадают с целями бизнеса, он самостоятельно находит в себе энергию и ресурсы для работы. Формируется лояльность сотрудника к компании.
Сокращение увольнений на испытательном сроке
Когда человек меняет работу, во внешней среде происходит слишком много изменений. Среда становится другой, а значит какое-то время человек будет находиться в состоянии страха и тревоги, пока не привыкнет к новому окружению. Если на данном уровне не поддержать нового работника, его можно потерять.
Не случайно 80% увольнений происходят в первые две недели работы. Человек сталкивается с тем, что ожидания не соответствуют реальности. Такое случается, если сотруднику не передать нужные знания о новой среде обитания. Узнайте, какие есть еще причины увольнений сотрудников.
Фокусировка внимания команды
Всем специалистам передается цель, стратегия и ценности компании. Если коллектив большой и некоторые отделы между собой не взаимодействуют, важно задать всем одинаковое направление приложения усилий. Чтобы все одинаково понимали, куда идет компания и разделяли ее принципы.
Рост эффективности труда
Профессиональная адаптация персонала быстро включает человека в работу, при этом не отнимает много времени у руководителей. В результате сотрудник быстрее начинает производить качественный продукт и приносить пользу бизнесу.
Формирование новой системы управления
В процессе выстраивания методики адаптации руководители получают полезные современные знания и инструменты для работы с новыми сотрудниками.
Результатом успешной адаптации становится сотрудник, который комфортно чувствует себя в новой среде. И компания, которая получает нужный продукт от работника в короткий срок. Обсудим, как составить адаптационное обучение, чтобы сотрудник закрепился в трудовом коллективе и начал помогать компании двигаться к поставленным целям.
2 основных подхода к адаптации: плавно и резко
Как подойти к процессу адаптации? Это вопрос, на который нет однозначного ответа, ведь каждая компания уникальна. Однако существуют два основных подхода, которые можно сравнить с плавным погружением в воду и прыжком с парашютом. Рассмотрим этим методы адаптации персонала:
- Плавное погружение. Новичка постепенно вводят в курс дела, начиная с простых задач и постепенно переходя к более сложным. Это как медленное погружение в воду — сначала вы ступаете в нее ногами, затем медленно опускаетесь по колено, по пояс, и только потом полностью погружаетесь. Этот подход позволяет новичку постепенно привыкнуть к новой среде, не испытывая сильного стресса.
- Прыжок с парашютом. Новичок сразу же погружается в рабочий процесс, выполняя все свои обязанности с первого дня. Это как прыжок с парашютом — сначала вы находитесь на земле, а через несколько секунд уже летите в небе. С этим подходом стоит быть осторожными. Одно неловкое движение, и сотрудник бежит со всех ног. Этот подход часто применяют в трех ситуациях — когда трудоустраивается профессионал и может сразу приступить к работе; если у вас стартап или быстрорастущая компания и нет времени на раскачку; если найм происходит в кризисные времена и сотрудник привлекается к решению текущих проблем. В любом случае подход «прыжок с парашютом» подойдет только самостоятельным, уверенным в себе специалистам, которые способны быстро адаптироваться к новой среде.
Далее в статье мы подробней рассмотрим технологию «плавного погружения».
4 главных этапа адаптации сотрудников
Когда новый сотрудник присоединяется к команде, ему предстоит пройти разные виды адаптации: от психологической адаптации в коллективе до профессиональной адаптации к своим обязанностям. Вот из каких этапов состоит весь процесс:
Этап 1: Подготовка к приему на работу
Как правило, на первом этапе HR-менеджер организует и координирует процесс адаптации нового сотрудника, подготавливает необходимые документы и материалы для обучения. На этом этапе новичок должен получить четкое представление о том, что его ждет: какие этапы адаптации персонала ждут его, какие задачи он будет выполнять и сколько времени это займет.
Этап 2: Первый день
В игру вступают Руководитель и Коллеги. Руководитель встречает новичка, знакомит его с командой и общими целями и задачами. Коллеги помогают новому члену команды влиться в коллектив и начать работу. С первого рабочего дня, когда сотрудник занимает свое рабочее место и проходит начальное обучение, он должен чувствовать поддержку и готовность помочь.
Этап 3. Обучение
Перед тем как окунуться в рабочие задачи, новый сотрудник проходит начальное обучение. Обычно, этот процесс контролирует наставник, который помогает новичку освоиться. В этом процессе отличным помощником может стать обучающая платформа Unicraft, которая вместо наставника передает знания новичку. Однако, стоит помнить, что не все общение с новым сотрудником должно проходить через платформу. Личное взаимодействие и поддержка наставника играют не менее важную роль в успешной адаптации. Например, практические навыки лучше отрабатывать с наставником.
Этап 4. Первые задачи и оценка эффективности
После обучения новый сотрудник приступает к выполнению первых рабочих задач. Объем работы должен быть посильным и четко обозначенным, без дополнительных функций, которые появляются внезапно в процессе работы. На этом этапе Руководитель и Наставник вместе определяют показатели эффективности, которые помогут оценить готовность специалиста к полноценной работе. Руководитель назначает задачи, а наставник помогает советами и поддержкой. Важно, чтобы новый сотрудник понимал, что достижение установленных показателей эффективности является ключом к успешной адаптации и переходу к полноценной работе.
Факторы, влияющие на адаптацию сотрудников: что учесть
Адаптация сотрудников в компании — это как пазл, где каждая деталька важна. Давайте посмотрим на ключевые элементы этого пазла:
- Размер компании. В маленьких компаниях, где каждый знает друг друга по имени, процесс адаптации персонала может быть как уютное чаепитие — теплый, дружелюбный и непринужденный. Новичок быстро освоится, потому что всегда есть кто поможет и подскажет. В больших компаниях, где сотрудников настолько много, что их имена не помещаются даже на самой большой доске почета, система адаптации становится неотъемлемой частью корпоративной жизни. Она помогает новичкам быстрее найти свое место, понять свои обязанности и вписаться в команду.
- Социальный климат в компании: Если в компании царит атмосфера поддержки и взаимопомощи, новичок адаптируется быстрее. Это как приехать в новый город, где у вас уже есть друзья — они покажут лучшие места, расскажут о тонкостях местной жизни и помогут быстрее стать «своим».
- Обратная связь. Адаптацию нужно делать не ДЛЯ сотрудника, а ВМЕСТЕ с ним. Возможно, новичку что-то не по душе, но он стесняется об этом сказать. Он покинет компанию, и вы так и не узнаете причину. Поэтому на каждом этапе адаптации спрашивайте, как он себя чувствует в компании, что ему нравится, а что нет. Своевременная обратная связь поможет сделать анализ, улучшить механизм адаптации и удержать в организации потенциальных сотрудников. Так же и со своей стороны давайте обратную связь. Новички должны знать, как они справляются с своими обязанностями, и что они могут улучшить.
- Должность и компетенци. Когда новичок уже обладает всеми нужными навыками и знаниями для своей должности, его адаптация проходит гладко и быстро. Но если новичок только начинает свой путь, ему потребуется больше времени и поддержки, чтобы стать настоящим мастером.
- Мотивация новичка. Если новичок пришел в компанию с горящими глазами и желанием достичь большого, он будет адаптироваться быстрее. Это как первый день в спортзале — если ты пришел с желанием стать лучше, ты быстрее достигнешь своих целей.
Чтобы в компанию попал компетентный и квалифицированный специалист, нужно правильно выстроить систему найма.
Как составить вводный курс для адаптации: 3 раздела
Компания нанимает сотрудника для того, чтобы он производил продукт. Пока он обучается и не производит продукт, компания неэффективно расходует средства. Следовательно, цель вводного курса — как можно быстрее поставить человека на пост и научить его выполнять работу, чтобы он начал приносить пользу.
С одной стороны нам хочется, чтобы сотрудник производил продукт качественно. С другой — чтобы он быстро начал работать. Как это объединить? Сформируйте короткий базовый блок с самой необходимой информацией. Быстро изучив ее, сотрудник сможет приступить к работе. Пусть эта работа будет простой, но человек уже сможет приносить пользу — высвобождать чье-то время или закрывать какую-то малую потребность. При этом он будет продолжать учиться и набираться опыта. В некоторых компаниях полноценная адаптация может занимать до года. При этом вводный курс не должен превышать нескольких дней.
Составляя адаптационное обучение, рекомендуем разбить информацию на три основных блока — компания, бизнес-процессы и технология работы на конкретной должности. Упрощенно так выглядит программа адаптации. Если изложить информацию в предложенном порядке, сотруднику будет просто структурировать и усвоить информацию. Обсудим, какие знания важно передать в каждом блоке.
О компании
Во введении важно ответить на стратегические вопросы о компании. Как, куда и зачем идет компания? Какие планы у компании, стратегия, миссия, цели? Как мои цели и планы соотносятся с целями компании?
Рынок. Расскажите, что представляет собой рынок, на котором работает компания. Какую функцию компания выполняет на рынке.
Миссия. Опишите, какая идея лежит в основе компании. К какой глобальной цели вы стремитесь. Сотрудник должен присоединиться к этой цели и тогда она придаст смысл его деятельности. Возрастет его мотивация работать в компании.
Как сформулировать миссию компании →
Продукт или услуги. Расскажите, какие продукты и услуги организация предоставляет клиентам. Какую ценность получает клиент и какие преимущества продукта побуждают его идти именно к вам, а не к конкурентам.
История. Поделитесь историей как появилась и развивалась ваша компания. Расскажите про основные достижения, покажите что компания представляет из себя сейчас.
Идеальная картина будущего/видение. Сотрудники должны понимать, куда и как планирует прийти компания в ближайшее время. Перед глазами должна появиться четкая картина с конкретными показателями.
Ценности и принципы. Компания идет к своим целям, опираясь на базовые правила. В рамках этих правил работники должны существовать и взаимодействовать между собой. Расскажите, какой подход к работе демонстрируют сотрудники вашей компании. Приведите примеры. Убедитесь, разделяет ли человек с вами данные ценности.
Бизнес-процессы компании
Когда сотрудник познакомился с идеологией компании, важно рассказать ему как работает и взаимодействует бизнес изнутри. Какая структура компании? Кто за что отвечает и к кому по какому вопросу идти? Какие тут правила работы, инструменты, процессы, регламенты? Какой продукт производит каждое подразделение?
Структура компании. Расскажите, из каких подразделений состоит ваша компания. Какой ценный конечный продукт производит каждый отдел. Как работает весь бизнес в целом.
Бизнес-процессы. Опишите, в какой последовательности осуществляются основные потоки производства в компании. Какие отделы участвуют в этих процессах.
Коммуникации. Расскажите, как взаимодействуют разные отделы и сотрудники между собой. Какие правила существуют для общения работников с коллегами и с руководством. Какие каналы коммуникации используют сотрудники для передачи информации.
У человека должно появиться понимание, как функционирует система и какую роль в этой системе играет сам сотрудник и его подразделение. Он должен ясно осознать свою роль и прочувствовать значимость своей работы.
Пособие по должности
Когда сотрудник познакомился с идеологией компании и узнал как функционирует бизнес, его следует познакомить с деталями работы конкретно на его должности. В чем суть его работы? Какой результат ожидает от сотрудника компания? Как этот результат измерить? Какую технологию использовать для выполнения своей работы?
Должность. Расскажите, за какие процессы отвечает сотрудник на этой должности. Какое место занимает эта должность в структуре компании.
Продукт. Объясните какой ценный конечный продукт должен производить сотрудник. Если это менеджер по продажам, его продуктом должна быть сделка. Если маркетолог — привлечение целевой заявки.
Навыки и инструменты. Пропишите, какими знаниями, приемами и инструментами важно владеть человеку, чтобы производить продукт с требуемым качеством.
Этапы работы. Расскажите, из каких этапов складывается работа сотрудника. Опишите каждую стадию, чтобы у специалиста появилось четкое понимание своих действий на новом рабочем месте.
Целевые показатели. Эффективность работы сотрудника можно измерить по различным показателям — количество звонков, выручка в деньгах или стоимость заявки. Пропишите, на какие показатели должен ориентироваться сотрудник.
В этом блоке человек должен получить полное представление о работе, которую предстоит выполнять именно ему. Если вы планируете создавать адаптационные курсы для продавцов, рекомендуем изучить отдельное руководство по обучению сотрудников отдела продаж.
После вводного адаптационного обучения, развитие сотрудника не заканчивается. Он продолжает получать новые знания и навыки на стажировке, а затем и на регулярном внутреннем обучении компании и периодически проходит повышение квалификации.
Платформа для адаптации персонала: ваш личный GPS
В эпоху цифровизации и технологического прогресса, адаптация новых сотрудников становится проще и эффективнее благодаря различным инструментам и технологиям. Это как иметь GPS, который помогает вам найти правильный путь в мире адаптации. И одним из таких GPS является платформа Unicraft.
Unicraft — это платформа для онлайн обучения, которая помогает упростить и ускорить адаптацию. Она отвечает за управление адаптацией персонала. Вот несколько причин, почему выбирают Unicraft:
- Все в одном месте: Unicraft предлагает собрать все необходимые материалы для адаптации в одном месте. Сотрудник шаг за шагом движется по учебной программе адаптации и в нужное время получает необходимые знания.
- Легко использовать: Интерфейс платформы простой и удобный в использовании как для новичков, так для HR-специалистов и руководителей, которые играют роль администратора на платформе.
- Автоматизация адаптации. Платформа помогает освободить время наставников. Новички самостоятельно двигаются по учебной программе и получают знания без активного участия наставников.
- Персонализация: С помощью Unicraft можно настроить процесс адаптации под конкретного специалиста, учитывая его индивидуальные потребности и предпочтения. Зачастую для каждой должности формируется персональный путь адаптации новых сотрудников.
- Обратная связь и оценка: Unicraft предоставляет инструменты для сбора и анализа обратной связи, что помогает улучшить процесс адаптации и повысить уровень удовлетворенности новых сотрудников.
Используя платформу Unicraft, вы сможете сделать процесс адаптации более гладким и приятным для ваших новых сотрудников, и увидеть, как они быстро становятся ценными членами вашей команды.
Частые ошибки в адаптации сотрудников и как их избежать
Адаптация нового сотрудника в компании — это как путешествие по минному полю. Одно неверное движение, и весь процесс может взорваться прямо у вас на глазах. Вот несколько частых ошибок, которые компании делают в процессе адаптации:
Мало информации
Это как отправиться в путешествие без карты. Если новичок не получает достаточно информации о своих обязанностях, корпоративной культуре или рабочих процессах, он может быстро заблудиться.
Как избежать: Убедитесь, что у вас есть четкий и подробный план адаптации, который включает всю необходимую информацию для нового сотрудника.
Нет поддержки
Мало кому нравится путешествовать водиночку. Без поддержки и обратной связи новый специалист может чувствовать себя заброшенным и недооцененным.
Как избежать: Назначьте ментора или наставника, который будет поддерживать нового сотрудника на протяжении всего процесса адаптации.
Слишком быстрое погружение
Это как броситься в океан без уроков плавания. Если новый сотрудник сразу же погружается в работу без должной подготовки, он может быстро утонуть в обязанностях и задачах.
Как избежать: Предоставьте новому человеку достаточно времени для обучения и адаптации, прежде чем давать ему полную нагрузку.
Игнорирование обратной связи
Разве можно в незнакомой местности игнорировать знаки на дороге? Если вы не слушаете обратную связь от нового сотрудника, вы можете пропустить важные сигналы о проблемах или потребностях.
Как избежать: Регулярно проводите беседы с новичками, спрашивайте их мнение и предложения, и учитывайте их обратную связь при корректировке процесса адаптации.
Помните, что трудовая адаптация персонала в организации — это процесс, и каждый новый сотрудник уникален. Будьте гибкими, внимательными и терпеливыми, и вы сможете успешно провести своих новых сотрудников через это минное поле.
Вывод. Теперь вы знаете основные факторы успешной первичной адаптации. Осталось превратить это в реальность! Сделайте это самостоятельно или сэкономьте время и поручите эту задачу специалистам Unicraft.
