Как проводить аттестацию сотрудников в компании без нервов

Как определить, соответствует ли сотрудник и уровень его знаний требованиям к занимаемой должности? Провести аттестацию. В статье обсудим как организовать проверку знаний персонала, чтобы на основе ее результатов принимать решения.

Что такое аттестация и какие у нее скрытые выгоды

Аттестация — это не просто формальная проверка. Это шанс для компании понять, кто и как работает, где сотрудникам не хватает знаний, а где они блестяще справляются с задачами.

Слово «аттестация» пришло из латинского языка: от слова «attestatio», что означает «свидетельство» или «подтверждение». В современном смысле аттестация служит формой подтверждения уровня знаний, навыков или квалификации.

Чем аттестация отличается от оценки персонала?

Аттестация — это формальная процедура, которая помогает убедиться, что сотрудник соответствует определенным требованиям или стандартам, часто с юридическими или карьерными последствиями. Оценка сотрудников, напротив, более гибкий процесс, который используют для регулярного анализа навыков и потенциала, обычно с целью улучшения эффективности и планирования развития, но без формального статуса. Про оценку персонала читайте в отдельной статье.

Зачем вообще проводить аттестацию?

Аттестация сотрудников на соответствие занимаемой должности— это инвестиция в людей. Когда сотрудники понимают, что их работу оценивают объективно и что их усилия могут привести к продвижению, они становятся более мотивированными и лояльными. Аттестация создает здоровую конкуренцию и стимулирует каждого работать лучше.

С помощью аттестации сотрудников в компании вы сможете:

• Увидеть, какие компетенции требуют улучшения
• Создать планы обучения и развития
• Ускорить карьерное продвижение тех, кто готов к новым вызовам
• Оптимизировать работу, распределяя задачи среди работающих сотрудников с нужными навыками

Грамотно проведенная аттестация на рабочем месте превращает компанию в место, где каждый знает, куда ему двигаться и чего ожидать.

Проведите аттестацию онлайн на платформе Unicraft:

Типы аттестации сотрудников: обязательная и внутренняя

Аттестацию можно разделить на два ключевых типа: обязательную и необязательную. Оба подхода имеют свои цели и особенности, а выбор зависит от потребностей компании и уровня регулирования отрасли.

Обязательная аттестация

Этот тип аттестации строго регламентирован и часто устанавливается законодательством или строгими внутренними стандартами компании. Обычно она требуется для сотрудников, чья работа связана с ответственными задачами или высоким риском. Например, в производстве, медицине или энергетике, где ошибки могут обойтись дорого, обязательная аттестация помогает поддерживать высокий уровень компетентности.

Обязательная аттестация обычно проводится с четкой периодичностью, установленной законом — например, раз в год или два. Компании обязаны составлять и вести графики аттестаций, чтобы обеспечить своевременное выполнение требований.

Если сотрудник не проходит обязательную аттестацию, компания может быть обязана временно отстранить его от выполнения обязанностей до пересдачи. В случаях, где риск особенно высок, может потребоваться дополнительное обучение или переход сотрудника на менее ответственную должность. Несоответствие требованиям может также нести последствия для самой компании — от штрафов до более серьезных санкций.

Внутренняя аттестация

Внутренняя аттестация не регулируется законодательством, а проводится по собственному усмотрению компании. В отличие от обязательной, она направлена не на минимальные требования безопасности, а на поддержание и повышение эффективности, развитие навыков и подготовку сотрудников к новым задачам.

Вот в каких случаях следует ее проводить:

• Входная аттестация: проводится для новых сотрудников или на старте обучения, чтобы проверить начальный уровень знаний и навыков. Например, входная аттестация может использоваться для оценки готовности сотрудника к полноценному выполнению задач или для планирования его обучения. Этот тип аттестации помогает понять, что сотрудник уже знает, и что именно потребуется развивать.
• Периодическая аттестация: регулярная оценка, которая может быть приурочена к итогам года или полугодия. Очередная или плановая аттестация часто проводится для оценки знаний по продукту, стандартам обслуживания или другим внутренним требованиям компании.
• Аттестация при продвижении: проводится перед тем, как предложить сотруднику новую должность. Позволяет убедиться, что он готов взять на себя дополнительные обязанности и справится с новыми вызовами.
• Аттестация при изменении обязанностей или условий работы: если сотруднику добавляются новые задачи или требования, эта оценка помогает убедиться, что он справится с изменениями. Например, если внедряется новое оборудование или обновляется программное обеспечение, аттестация помогает проверить, как быстро и успешно сотрудник освоил нововведения.

Компании сами выбирают, как часто и в каком формате проводить внутреннюю аттестацию. Это может быть ежегодная оценка для всех сотрудников или же выборочная аттестация для отдельных команд или должностей.

Внутренняя аттестация позволяет компаниям строить индивидуальные планы развития, гибко адаптировать их под текущие задачи и улучшать внутренние компетенции команды. Дальше рассмотрим, как организовать внутреннюю аттестацию.

Кейс Leobank: система аттестации сотрудников в действии

Leobank — первый мобильный банк в Азербайджане, и для поддержания высокого уровня знаний операторы проходят регулярные аттестации на платформе Unicraft. Сейчас в банке действует 95 курсов, из которых 92 посвящены аттестациям по продукту. Аттестации разбиты на разделы (стажеры, телемаркетинг, сервис, валидация), за которые отвечают руководители отделений и супервайзеры.

Разные виды аттестаций выполняют следующие основные функции:

• Проверка готовности стажеров: для перехода на официальную должность стажеры сдают экзамен по всем продуктам банка. Этому процессу предшевствует адаптация
• Ежемесячный контроль знаний операторов: регулярные аттестации включены в KPI сотрудников, а высокие результаты дают им право на бонусы.
• Рейтинг и возможность повышения: лидеры рейтинга, набравшие за три аттестации не менее 60%, могут быть повышены в должности, иногда минуя ассессмент.
• Анализ и устранение пробелов: супервайзеры анализируют результаты, чтобы назначить дополнительные курсы по слабым темам. При необходимости они запрашивают разработку нового курса у отдела обучения.

За 10 месяцев операторы прошли более 1800 аттестаций. Платформа Unicraft позволяет проводить тесты разных типов (одиночный выбор, множественный, сопоставление, порядок), автоматизируя проверку и выдачу результатов. Это помогает удобно отслеживать ошибки и улучшать подготовку команды.

Вы можете подробней ознакомиться с кейсом: Секреты отлаженной аттестации сотрудников Leobank на платформе Unicraft

Подготовка к проведению аттестации персонала за 4 шага

Как происходит подготовка к аттестации? Какие есть правила аттестации персонала? Руководство компании определяет порядок проверки знаний, устанавливает график и форму экзамена, назначает аттестационную комиссию и критерии оценки для проверки результатов. Всех работников заранее знакомят с системой аттестации, чтобы они успели подготовиться.

Разберем три этапа проведения аттестации.

1. Выбрать цель и критерии аттестации

Начните с вопроса: что именно хотите узнать? Например, проверить знания по продукту, оценить готовность к новой должности или убедиться, что работники освоили новые стандарты. Четкая цель поможет сосредоточиться на конкретных аспектах и избежать лишней работы.

Продумайте, по каким параметрам будете оценивать. Например, для проверки знаний по продукту это может быть знание характеристик, умение продать его клиенту или понимание особенностей. Для оценки руководящих качеств критерии могут включать умение принимать решения, управлять задачами и вести команду. Пропишите критерии как можно конкретнее — это сделает оценку объективнее.

2. Определить периодичность проведения аттестации

Обычно работников аттестуют через равные промежутки времени, однако бывают и внеплановые проверки. Примерно 60% клиентов Юникрафт проводит аттестацию линейного персонала раз в полгода. Около 25% клиентов проводят экзамен раз в квартал и 15% — раз в год. Для руководителей проверку проводят реже.

Кроме плановых аттестаций, может проходить внеочередная или внеплановая переаттестация. Обычно для их проведения есть определенный повод. К примеру, резко упали показатели бизнеса или сменилось руководство.

Чтобы избежать неожиданностей, предупредите сотрудников об аттестации заранее. Сообщите периодичность, дату, формат и области, которые будут проверяться. Это снизит стресс и даст работникам время на подготовку, чтобы они могли показать реальные знания и навыки.

3. Выбрать форму аттестации

Для проверки уровня знаний и навыков сотрудников используют разные методы и формы:

• Теоретические знания проверяются тестами, экзаменами и ответами на открытые вопросы. Такую проверку можно автоматизировать на платформе Unicraft, чтобы сэкономить время.
• Для аттестации практических навыков используют ситуационные кейсы, интервью, деловые игры и наблюдение за работой.

Читайте подробней как создавать тесты с автоматической проверкой.

Чтобы результаты отражали реальные способности, задания должны быть как можно ближе к ежедневным задачам работников. Например, если вы аттестуете сотрудников клиентской поддержки, создайте задание на решение конкретной жалобы или запрос клиента. Это даст более точное представление о том, как человек справляется с задачами на практике.

Генератор тестов и курсов на базе искусственного интеллект готов разработать качественные тесты за вас. Достаточно только ввести информацию, по которой нужно составить тесты. Попробуйте:

4. Назначить аттестационную комиссию

Выберите тех, кто лучше всего разбирается в задачах аттестуемых сотрудников. Туда входят специалисты, уровень квалификации которых позволяет объективно оценивать знания и навыки других работников. Обычно это непосредственные руководители или HR-специалисты. Например, для оценки продажника пригласите старшего менеджера по продажам, который понимает тонкости работы с клиентами. Чем точнее оценщики знают специфику работы, тем объективнее будет профессиональная аттестация.

Интересно. На мебельной фабрике ИнтерДизайн раз в квартал проводят перекрестную аттестацию — когда бизнес-тренер тестирует салоны, за которые отвечает другой бизнес-тренер. Это сделано для объективности аттестации.

Комиссия оценивает результаты аттестации на основе ценностей и принципов, навыков и компетенций, которые должны проявляться на конкретной должности. Полученные результаты сопоставляются с желаемым уровнем компетенций и отмечаются отклонения. На основе этих отклонений формируется оценка, которая влияет на дальнейшую судьбу работника в компании.

Как программа для аттестации персонала облегчает жизнь

Система аттестации в организации — вещь серьезная, но, благодаря современным программам, её можно сделать гораздо проще и даже немного интереснее.

Вот что программа для аттестации Unicraft может предложить и как она помогает компаниям держать команду в форме:

• Разнообразие типов тестов. Программы для аттестации позволяют использовать разные типы тестов. Например, одиночный выбор, множественный выбор, задания на сопоставление и установление последовательности. Такое разнообразие помогает оценить как теоретические знания, так и практические навыки, делая тесты более интересными для сотрудников.
• Автоматическая проверка и оценка. Программа автоматически проверяет результаты тестов и выдает баллы, что сокращает время и устраняет субъективность в оценке. Платформа беспристрастна и не склонна к «особым отношениям» с кем-либо из команды, поэтому каждый сотрудник получает объективный результат. Руководители могут сразу увидеть процент прохождения и другие ключевые показатели, что позволяет быстро понять, кто справился с задачами, а кому необходимо дополнительное обучение.
• Анализ ошибок и создание отчетов. Программа сохраняет статистику по результатам, что позволяет отслеживать, в каких темах сотрудники совершают ошибки чаще всего. Это особенно ценно, когда вам нужно выявить, на чем «спотыкается» большинство работников. На основе этой информации можно выявить пробелы в знаниях и организовать целевое обучение по нужным темам.
• Гибкость настройки и удобство управления. Программы для аттестации дают возможность создавать курсы и тесты, адаптированные под разные должности и требования. Можно назначить ответственных за тесты (например, супервайзеров или руководителей), установить проходные баллы и частоту аттестаций, управляя процессом с одной платформы.

Программы для аттестации помогают не только оценить, кто и что знает, но и поддерживать команду в постоянной форме, делая процесс прозрачным и удобным. Сотрудники видят результаты и получают обратную связь, руководители экономят время и нервы — всем удобно, всем полезно.

Результаты аттестации: какие решения принять

Результаты аттестации — это не просто данные; они служат основой для принятия взвешенных решений, которые помогают компании и сотрудникам расти. Вот ключевые варианты решений и рекомендации по тому, как принять их обоснованно и объективно.

Продвижение на новую должность

Когда сотрудник показал высокие результаты, продемонстрировал необходимые навыки и готовность к дополнительной ответственности, это повод рассмотреть его на повышение или включить в кадровый резерв. Для принятия такого решения руководитель обычно оценивает не только текущие результаты аттестации, но и общую динамику развития сотрудника за последний период.

Как принять решение:

• Оцените, насколько человек соответствует требованиям новой должности, включая специализированные навыки и мягкие компетенции.
• Обсудите с непосредственным руководителем или HR, есть ли у сотрудника долгосрочная мотивация развиваться на этой позиции.
• Подготовьте план адаптации и обучения работника в новой должности, чтобы поддержать его в переходный период.

Например, менеджер по продажам показал отличные результаты и готовность к дополнительной ответственности. Руководство решает повысить его до старшего менеджера, основываясь на его успешных показателях и отзывчивости в сложных ситуациях.

Рекомендации для дальнейшего развития

Если сотрудник соответствует требованиям своей текущей роли, но аттестация показала потенциал для дальнейшего роста, можно составить план развития. Он поможет работнику усилить ключевые навыки и расширить круг компетенций, необходимых компании.

Как принять решение:

• Определите области, в которых сотруднику не хватает знаний или навыков для улучшения своих результатов.
• Разработайте план развития, который включает конкретные цели, такие как прохождение тренингов, участие в проектах или дополнительные задания.
• Обсудите план с сотрудником, чтобы убедиться, что он заинтересован в дальнейшем развитии, и назначьте сроки для достижения результатов.

Например, специалист по маркетингу хорошо справляется с анализом данных, но ему не хватает навыков в стратегическом планировании. Ему назначают курсы по стратегии и добавляют участие в проекте под руководством старшего специалиста.

Корректирующий план или реорганизация обязанностей

Если аттестация выявила важные пробелы в компетенциях сотрудника, но руководство считает, что с дополнительной поддержкой он может справиться, корректирующий план станет подходящим решением.

Как принять решение:

• Определите, какие именно навыки или знания нужно развить, и составьте подробный корректирующий план, включая четкие шаги и сроки.
• Назначьте куратора, который будет отслеживать прогресс сотрудника и оказывать поддержку.
• Обозначьте ключевые точки контроля, чтобы оценивать, достигает ли сотрудник поставленных целей.

Например, оператор производственной линии допускает ошибки, влияющие на процесс и безопасность. Вместо строгих мер сотрудник, не прошедший аттестацию получает корректирующий план с дополнительным обучением и регулярными проверками на начальном этапе. Часть его обязанностей могут быть временно урезаны на период проверок.

Решение об увольнении

Увольнение может стать крайним вариантом, если аттестация показала, что работник не соответствует требованиям должности, особенно после корректирующих мер. Это решение следует принимать только при отсутствии улучшений и в случаях, когда дальнейшая работа сотрудника может негативно повлиять на команду или компанию.

Как принять решение:

• Убедитесь, что сотрудник прошел корректирующие мероприятия, и что были предприняты все возможные шаги для его поддержки.
• Задокументируйте все этапы аттестации, включая корректирующие меры и результаты.
• Осбудите результаты с работником, сообщите о решении и предложите рекомендации для дальнейшего развития.

Например, сотрудник отдела закупок продолжает допускать ошибки, влияющие на операционную работу, несмотря на корректирующие меры. Руководство решает прекратить трудовые отношения, объясняя это стабильными низкими результатами аттестации.

Важно. Для предотвращения споров и прозрачности важно, чтобы все решения были обоснованы и документированы. Сотрудник должен быть информирован о критериях и результатах аттестации, а также иметь возможность обсудить решение с HR или руководителем.

Типичные ошибки при проведении аттестации

Рассмотрим топ-3 ошибок и как их избежать:

• Неправильная цель аттестации или отсутствие цели. Если руководитель проводит экзамен с целью уволить ненужных сотрудников, он упускает настоящие преимущества проверки знаний. А именно, усиление действующих работников, повышение их эффективности и как следствие рост показателей бизнеса. Кроме того, аттестация помогает увидеть слабые и сильные стороны специалистов. На основе этих данных вы можете сделать ротацию в коллективе, чтобы каждый занимал то место, которое ему больше всего подходит.

• Не предупреждать сотрудников об аттестации. Проверка знаний не должна быть «приятным» сюрпризом. Предупредите работников заранее, чтобы у них было время на подготовку к аттестации. Возможно они захотят повторить материал и почитать дополнительную профессиональную литературу.

• Формальное отношение к аттестации. Важно, чтобы руководитель использовал результаты аттестации. Назначал дополнительное обучение, проводил ротацию, формировал кадровый резерв. Проверка знаний проводится не для «галочки», а ради повышения качества персонала. И сотрудники должны всегда видеть последствия.

Вывод. Процедура проверки знаний состоит из разных этапов. Если заранее продумать каждый этап, проведение аттестации поможет вам сформировать команду квалифицированных специалистов. А они будут способствовать тому, чтобы компания двигалась к своим бизнес-целям.